Chat with us, powered by LiveChat

7 nawyków skutecznego sprzedawcy. Jak być dobrym sprzedawcą?

Po pierwsze: ucz się

Jeśli chcesz wiedzieć, jak być dobrym sprzedawcą, to w pierwszej kolejności musisz stać się ekspertem w dziedzinie produktu, który oferujesz. Klienci doceniają wiedzę, dlatego zawsze staraj się być przygotowany do rozmowy – zarówno pod względem merytorycznym, jak i w kontekście pozytywnego nastawienia.

Inspiruj się osobami, które osiągnęły sukces w sprzedaży – obserwuj ich styl, sposób komunikacji, strategię budowania relacji z klientami. Również szkolenia mogą być świetnym źródłem wiedzy, jeśli tylko zwrócisz uwagę na różne podejścia i triki stosowane przez innych. Poszerzaj swoje umiejętności w zakresie technik sprzedaży i testuj nowe metody, aby znaleźć te, które najlepiej współgrają z Twoją osobowością.

Po drugie: postaw sobie cele i dąż do ich realizacji

Zdefiniuj swoje cele sprzedażowe i regularnie je weryfikuj. Wybieraj zadania, które będą ambitne, ale możliwe do osiągnięcia. Planowanie pozwala na ustalenie długoterminowej strategii, a systematyczne podejście do realizacji kroków przybliża do sukcesu.

Pamiętaj, aby nie rezygnować przy pierwszych trudnościach – dążenie do celu przynosi efekty, jeśli pozostaniesz konsekwentny i zdeterminowany. To inwestycja, która z pewnością się opłaci!

Po trzecie: wierz w to, co robisz

Dobry sprzedawca wierzy w produkt, który sprzedaje, a ta autentyczność jest kluczem do zbudowania zaufania klientów. Przekonanie o wartości produktu pozwala nie tylko na skuteczne przekonywanie innych, ale także na budowanie lojalności i satysfakcji klientów.

Jak być dobrym sprzedawcą? Zadaj sobie te same pytania, które może zadać Twój klient. Jeśli potrafisz na nie odpowiedzieć z przekonaniem i szczerością, Twoi klienci to wyczują i bardziej docenią Twoje podejście.

Po czwarte: korzystaj z pomocy

Sprzedaż to gra zespołowa, dlatego warto pielęgnować relacje z działem marketingu i innymi zespołami wspierającymi. Współpraca na tej linii może znacznie zwiększyć Twoje szanse na sukces, a wspólne opracowywanie strategii oraz omawianie wyzwań przyniesie wartościowe efekty.

Otwarta komunikacja z marketingiem może zaskutkować lepszymi materiałami sprzedażowymi oraz większą liczbą wartościowych leadów – korzystaj z tej pomocy i dziel się swoimi spostrzeżeniami.

Po piąte: wesprzyj się technologią

Technologie wspierające sprzedaż, takie jak CRM, systemy Contact Center czy mobilne aplikacje sprzedażowe, mogą znacznie ułatwić codzienną pracę. Nie traktuj ich jako dodatkowego obciążenia – wręcz przeciwnie! Korzystanie z tych narzędzi zwiększa Twoją skuteczność i pomaga kontrolować realizację celów.

Nowoczesne technologie pozwalają śledzić statusy kontaktów z klientami, przypominają o spotkaniach i wspierają proces sprzedaży. Dzięki nim nie przegapisz żadnej okazji i zyskasz większą pewność w zarządzaniu relacjami z klientami.

Po szóste: ucz się na błędach

Często mówi się, że najlepszym nauczycielem jest doświadczenie, a to oznacza także błędy. Każda porażka to lekcja i szansa na poprawę. Analizowanie przyczyn niepowodzeń pozwala unikać tych samych błędów w przyszłości, a wyciągnięte wnioski pomagają w dalszym rozwoju.

Zadawaj sobie pytanie: co mogłem zrobić lepiej? Dzięki takiemu podejściu możesz stopniowo eliminować złe nawyki i zastępować je tymi, które przybliżą Cię do mistrzostwa w sprzedaży.

Po siódme: bądź dobrym wyborem dla klienta

Dążenie do tego, aby być najlepszym wyborem dla klienta, to podstawa budowania trwałych relacji. Zadowolony klient wraca i poleca Twoją ofertę innym, co jest bezcennym wsparciem w sprzedaży. Budowanie zaufania na każdym etapie współpracy to fundament, na którym można budować długotrwałe i owocne relacje.

Pracuj nad swoim warsztatem i rozwijaj się, aby stać się takim sprzedawcą, do którego klienci wracają z przyjemnością. Kiedy staniesz się zaufanym doradcą, efekty Twojej pracy będą mówić same za siebie.

E-mail do klienta – 10 typowych błędów

Jak napisać e-mail do klienta i zrobić to dobrze?

Przykłady klientów: klient A pyta o szczegóły produktu, klient B zgłasza usterkę, a klient C dopytuje o rabat hurtowy. Każdy z nich oczekuje rzetelnej, klarownej odpowiedzi, najlepiej w indywidualnym tonie i możliwie szybko. Niestety, e-maile wysyłane przez działy sprzedaży, obsługi klienta czy realizacji zamówień często nie spełniają tych wymagań.

Poniżej znajdziesz 10 najczęstszych błędów, które warto wyeliminować w e-mailach do klienta. To szczegóły, które robią różnicę.

1. Niejasny tytuł

Tytuł e-maila to skrót treści – musi jasno określać temat. Odpowiadasz na pytanie o produkt? Zamiast „dla pana Jacka Nowaka” użyj tytułu „Informacje o [nazwa produktu]”. Dzięki temu klient od razu wie, czego dotyczy wiadomość, co skraca czas na przegląd e-maili i ułatwia odnalezienie odpowiedzi w przyszłości. Unikaj numeracji i wewnętrznych kodów (np. „Zgłoszenie nr 379”), bo dla klienta są nieczytelne. Lepiej napisać: „Usterka klimatyzacji – naprawa wtorek, 3 sierpnia”.

2. Brak akapitów

Blok tekstu zniechęca do czytania i utrudnia wyłapanie kluczowych informacji. Aby tego uniknąć:

  • Dziel tekst na akapity – każdy powinien zawierać jedno lub dwa zdania.
  • Stosuj śródtytuły – jeśli mail jest dłuższy, wprowadź nagłówki, by ułatwić czytanie.
  • Wykorzystaj listy numerowane i punktowane – to świetny sposób na uporządkowanie informacji.

3. Niepotrzebne „upiększenia”

Unikaj grafiki i tabel, które mogą nie wyświetlić się poprawnie na różnych urządzeniach lub w różnych programach pocztowych. Jeśli ilustracja jest konieczna, użyj linku do obrazu lub filmu – to prostsze i uniwersalne. Minimalistyczne e-maile są postrzegane jako bardziej osobiste i unikalne, co wpływa na lepszy odbiór wiadomości przez klienta.

4. Brak jasnych wskazówek

Jeśli klient jest bliski zakupu, na końcu maila zamieść zachętę do działania (call-to-action), np. „Złóż zamówienie teraz i odbierz 10% zniżki!”. W przypadku serwisu, reklamacji lub płatności, jasno określ, czy oczekujesz działań od klienta lub informujesz go o dalszym procesie. Każda wiadomość powinna kończyć się zachętą do kontaktu („Chętnie odpowiem na Pani pytania”).

5. Brak autora e-maila

Podpis z jedynie nazwą firmy lub działu (np. „Dział Rozliczeń”) nie sprzyja budowaniu relacji. W stopce umieść imię i nazwisko, stanowisko, telefon, nazwę firmy oraz adres strony internetowej. Krótka, ale pełna stopka wzbudza zaufanie i ułatwia klientowi bezpośredni kontakt.

6. Załączniki

Pobieranie załączników może być niewygodne dla klienta, a także powodować trudności z ich otwarciem. Zamiast nich, zamieść linki do dodatkowych materiałów. To prostsze i bardziej uniwersalne rozwiązanie.

7. Wysyłka bez sprawdzenia

Przed wysłaniem e-maila przeczytaj go dokładnie – błędy językowe, pominięte informacje lub błędne wyliczenia mogą wpłynąć na odbiór profesjonalizmu firmy. Sprawdź również, czy nie dołączasz niepotrzebnych wiadomości lub dokumentów, które mogą być poufne.

8. Nieoficjalne informacje

Unikaj nieformalnych uwag w e-mailach, nawet do zaprzyjaźnionych klientów. Komentarze, jak „ostatnia dostawa była wadliwa” czy „mamy chaos w firmie” mogą zaszkodzić reputacji firmy, a także naruszać przepisy RODO.

9. Uprzejmość i formalność – brak wyczucia

Styl e-maila musi być dostosowany do klienta – unikaj zarówno nadmiernej formalności, jak i zbytniego luzu. Wyważony, uprzejmy ton buduje profesjonalizm i zaufanie. Na przykład, „Dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą” sprawdzi się lepiej niż „Zdecydowanie polecam DX12, to full wypas”.

10. E-mail wysłany za późno

W dobie szybkiej komunikacji, odpowiedź na e-mail po więcej niż jednym dniu to sygnał braku szacunku dla klienta. Staraj się odpowiadać maksymalnie w ciągu kilku godzin – szybka odpowiedź zwiększa szanse na pozytywny odbiór i sprzedaż.

Szablony wiadomości w obsłudze klienta

Aby uniknąć powyższych błędów, udostępniaj pracownikom szablony wiadomości i narzędzia do ich tworzenia. Dobrze przygotowane szablony usprawniają pracę, eliminują pomyłki i personalizują treść poprzez automatyczne dodawanie danych klienta. To ważne wsparcie w efektywnej obsłudze kontaktu mailowego!

Standardy obsługi klienta – 8 wskazówek i zasad

Dlaczego Obsługa Klienta jest Priorytetem

Dobra obsługa klienta ma kluczowe znaczenie – dla wielu konsumentów jakość interakcji z firmą jest równie ważna jak cena. Właściwe standardy obsługi pozwalają budować długoterminowe relacje z klientami, a także pozytywny wizerunek firmy. Dla Welyo skuteczna obsługa to nie tylko odpowiedź na bieżące potrzeby, ale i przewidywanie przyszłych oczekiwań klientów.

Kluczowe Standardy Obsługi Klienta

Szybkość i efektywność obsługi

Klienci cenią czas, dlatego szybka odpowiedź i załatwienie sprawy już przy pierwszym kontakcie mają kluczowe znaczenie. Usprawnienie procesu dzięki odpowiednim narzędziom, takim jak IVR (Interactive Voice Response), pomaga w kierowaniu zgłoszeń do specjalistów już od pierwszego połączenia, co minimalizuje czas oczekiwania. W Welyo oferujemy rozwiązania umożliwiające realizację zasady „first call resolution” – czyli załatwienia sprawy już przy pierwszym kontakcie, które redukują konieczność powtarzania zgłoszenia i zwiększają satysfakcję klientów.

Kompleksowość w rozwiązywaniu problemów klienta

Aby uniknąć sytuacji, w której klient zmuszony jest do kilkukrotnego kontaktu w tej samej sprawie, konsultanci Welyo przechodzą regularne szkolenia z zakresu efektywnego zbierania informacji już na samym początku rozmowy. Dzięki takim praktykom klienci otrzymują kompleksową pomoc, a personel ma narzędzia, które wspierają szybkie i skuteczne rozwiązywanie problemów, takie jak dedykowane bazy wiedzy oraz bezpośredni dostęp do konsultacji z przełożonym w trakcie rozmowy.

Obsługa wielokanałowa i omnichannel

Dzisiejszy klient oczekuje elastyczności w wyborze kanału kontaktu – od tradycyjnego telefonu, przez czat, po media społecznościowe. Omnichannel, czyli podejście integrujące wszystkie kanały, zapewnia płynność i spójność obsługi. Dzięki Welyo, każdy kanał jest połączony z systemem CRM, a konsultanci mają pełny wgląd w historię kontaktu z klientem – co eliminuje konieczność powtarzania informacji.

Personalizacja obsługi klienta

Każdy klient jest inny i oczekuje indywidualnego podejścia. Personalizacja to klucz do budowania relacji – na przykład, jeśli klient kontaktował się już wcześniej, system CRM przechowuje informacje o jego preferencjach, historii zakupów oraz preferowanym kanale komunikacji. Dzięki tym danym konsultanci Welyo mogą lepiej dostosować swoje odpowiedzi, co skraca czas załatwienia sprawy i wzmacnia satysfakcję klientów.

Dedykowany opiekun klienta

Kontakt z tym samym doradcą zwiększa komfort i poczucie, że sprawy są prowadzone profesjonalnie. Mechanizm kolejkowania zgłoszeń w systemach Welyo pozwala na rozpoznanie numeru klienta i przekierowanie do odpowiedniego konsultanta. W przypadku większych firm, takich jak sklepy internetowe czy banki, Welyo oferuje zaawansowane algorytmy, które automatycznie identyfikują klienta i kierują go do wyznaczonego opiekuna.

Empatia i zrozumienie

Empatia to podstawa profesjonalnej obsługi klienta – dzięki niej konsultanci są w stanie postawić się na miejscu klienta i zapewnić lepszą, bardziej przyjazną obsługę. W Welyo stawiamy na autentyczność i traktowanie każdego klienta indywidualnie, dostosowując styl i ton rozmowy do sytuacji i osoby.

Automatyzacja z ludzkim podejściem

Klienci cenią szybkie rozwiązania, ale jednocześnie chcą rozmawiać z człowiekiem. W Welyo korzystamy z automatyzacji, aby uprościć powtarzalne zadania, ale z myślą o personalizacji. Funkcje, takie jak automatyczne oddzwanianie oraz przypisanie doradcy do konkretnej sprawy, pozwalają klientom szybko uzyskać pomoc, przy jednoczesnym zachowaniu „ludzkiego dotyku”.

Przejrzystość i uczciwość

Klienci doceniają jasność i transparentność w komunikacji. W Welyo dbamy o to, aby każda interakcja z klientem była oparta na uczciwości – od przekazywania rzetelnych informacji, przez jasne warunki sprzedaży, po dostęp do pełnych szczegółów rozwiązania problemu.

Jak wdrożyć standardy obsługi klienta?

Wdrożenie wysokich standardów obsługi wymaga czasu, odpowiednich narzędzi oraz regularnych szkoleń. Pracownicy Welyo przechodzą cykliczne szkolenia dotyczące komunikacji, zarządzania emocjami oraz personalizacji, a narzędzia CRM wspierają automatyzację i personalizację interakcji z klientem. Taki proces pozwala firmom na utrzymanie spójności i wysokiej jakości obsługi na każdym etapie kontaktu z klientem.

Podsumowanie – wyprzedzaj Oczekiwania Klienta

Dzięki zaawansowanym technologiom oraz strategicznemu podejściu do obsługi klienta, firmy mogą nie tylko spełniać, ale i przewyższać oczekiwania klientów. W Welyo oferujemy narzędzia i wsparcie, które pomagają firmom stworzyć unikalne doświadczenia, budujące lojalność i zadowolenie.

Co to jest i do czego służy Business Development Center (BDC) w salonie samochodowym?

BDC pełni więc rolę pomostu między klientem a działami salonu, takimi jak serwis, sprzedaż, czy dział wsparcia posprzedażowego, i odpowiada za szybkie, spersonalizowane odpowiedzi. Dla salonów samochodowych to nie tylko sposób na poprawę jakości obsługi, ale również na przyciąganie nowych klientów, zwiększenie efektywności sprzedaży i budowanie długotrwałych relacji.

Dlaczego współczesny klient salonu samochodowego potrzebuje BDC?

W czasach, gdy komunikacja jest rozproszona na wiele kanałów i platform, salony samochodowe muszą sprostać rosnącym wymaganiom klientów. W branży motoryzacyjnej, w której decyzje zakupowe są często odkładane i przemyślane, liczy się każdy kontakt. Klienci chcą być na bieżąco informowani o przeglądach, serwisach, wymianach opon czy zmianach w umowach leasingowych. Tymczasem w salonach, które nie mają wdrożonego BDC, często pojawiają się trudności, takie jak:

  • Brak kontaktu z salonem – klienci mają problem, aby dodzwonić się na linię serwisową czy sprzedażową.
  • Brak rozpoznania klienta – klient nie czuje, że jest traktowany indywidualnie, a jego historia kontaktów nie jest dostępna dla pracowników.
  • Długi czas oczekiwania na odpowiedź – zapytania mailowe czy z social media pozostają bez odpowiedzi lub są udzielane z opóźnieniem, co zniechęca klienta i obniża szanse na sprzedaż.

Business Development Center pozwala na uporządkowanie i usprawnienie tych procesów, co prowadzi do lepszej jakości obsługi i mniejszego ryzyka utraty klienta.

Dlaczego salony tracą klientów? Wnioski z badań

Jak pokazują badania Harvard Business Review, dla branży automotive czas odpowiedzi jest kluczowy: sprzedawca ma około 10 minut, by odpowiedzieć na zapytanie klienta, aby utrzymać wysoką szansę na sprzedaż. Niestety, salony bez odpowiednich systemów zarządzania kontaktem mają trudność, by sprostać tym wymaganiom. Z raportu Polskiego Związku Przemysłu Motoryzacyjnego wynika, że 78,7% firm automotive twierdzi, że poprawiło swoją komunikację z klientami, jednak bez struktury i narzędzi, takich jak BDC, zapewnienie jakości i szybkości odpowiedzi bywa trudne.

Brak systematycznego podejścia do obsługi i zarządzania kontaktami skutkuje frustracją klientów i ich odchodzeniem do konkurencji, która stawia na sprawną, wielokanałową komunikację.

Jak działa BDC? – Procesy, które zmieniają komunikację i sprzedaż w salonie

BDC przejmuje na siebie zadania związane z obsługą pierwszego kontaktu z klientem, usprawniając komunikację na każdym etapie. To więcej niż tylko infolinia czy dział obsługi klienta – BDC jest wsparciem dla całego procesu sprzedażowego i serwisowego.

  1. Obsługa zapytań przychodzących BDC odpowiada na pierwsze zapytania klientów, przeprowadza rozmowy i przekierowuje do odpowiednich działów – na przykład, gdy klient pyta o serwis, BDC może umówić wizytę w warsztacie, a gdy zapytanie dotyczy zakupu, przekazuje sprawę działowi handlowemu. Każdy kontakt jest monitorowany, co pozwala uniknąć chaosu i zagubionych zapytań.
  2. Aktywna komunikacja wychodząca BDC inicjuje kontakt z klientami, zapraszając na przeglądy sezonowe, oferując testy nowych modeli, czy przypominając o akcjach serwisowych. Odpowiednio zaplanowane kampanie wychodzące zwiększają aktywność klientów i wzmacniają relację z marką. To również okazja do sprzedaży dodatkowych usług, takich jak ubezpieczenia czy akcesoria do pojazdu.
  3. Wykorzystanie narzędzi i technologii BDC Welyo zapewnia rozwiązania, które wspierają działanie BDC, takie jak systemy contact center, automatyzujące zarządzanie kontaktami i śledzenie historii interakcji z klientami. Dzięki takim narzędziom, BDC ma pełny obraz działań klienta, co ułatwia spersonalizowaną obsługę i szybkie reagowanie na potrzeby.

Kluczowe elementy efektywnego BDC w salonie samochodowym

Aby BDC mogło efektywnie realizować swoje zadania, musi być oparte na trzech kluczowych filarach:

  1. Integracja z CRM Połączenie BDC z systemem CRM pozwala na gromadzenie i monitorowanie wszystkich informacji o kontakcie z klientem. Dzięki temu, każda osoba pracująca w salonie ma dostęp do pełnej historii interakcji, co pozwala na lepsze rozpoznanie potrzeb i preferencji klientów.
  2. Obsługa w trybie omnichannel Klienci kontaktują się z salonem przez różne kanały – telefon, e-mail, media społecznościowe czy chat online. Obsługa wielokanałowa pozwala na zachowanie spójnej komunikacji, niezależnie od formy kontaktu, a także na szybsze odpowiadanie na zapytania.
  3. Automatyzacja i technologia Automatyczne przypomnienia o wizytach, możliwość rezerwacji online czy SMS-y i e-maile z informacjami o nadchodzących promocjach to tylko kilka z korzyści płynących z automatyzacji. Dzięki welyo, BDC może skutecznie zarządzać komunikacją i procesami obsługi klienta, co skraca czas odpowiedzi i zwiększa satysfakcję klientów.

Jak wdrożyć BDC krok po kroku?

Budowa i wdrożenie BDC to proces, który wymaga odpowiedniego planowania. Oto etapy wdrażania BDC w salonie:

  1. Zdefiniowanie celów i strategii – określenie, jakie cele ma osiągnąć BDC, np. zwiększenie satysfakcji klientów, poprawa czasu odpowiedzi, wzrost sprzedaży.
  2. Dobór narzędzi i integracja z CRM – wybór odpowiednich rozwiązań technologicznych, takich jak systemy contact center welyo, które wspierają zarządzanie kontaktami.
  3. Rekrutacja i szkolenie zespołu BDC – zatrudnienie specjalistów do BDC, ich szkolenie z obsługi systemów oraz z zasad obsługi klienta.
  4. Testowanie i optymalizacja – po wdrożeniu systemów i procesów niezbędne jest ich testowanie i dostosowanie do rzeczywistych potrzeb salonu.
  5. Monitorowanie wyników i modyfikacje – regularne analizowanie wyników działania BDC oraz dostosowanie strategii do zmieniających się potrzeb.

Dlaczego warto wdrożyć BDC?

BDC to coś więcej niż tylko lepsza obsługa. Dzięki jego wprowadzeniu salon może usprawnić zarządzanie klientami, zwiększyć efektywność sprzedaży i skutecznie angażować klientów. To inwestycja, która przynosi wymierne efekty, pozwala na:

  • zwiększenie zadowolenia i lojalności klientów,
  • wyższą konwersję zapytań na sprzedaż,
  • pełną kontrolę nad procesami obsługi i wsparcia posprzedażowego.

Customer Success – co to jest i dlaczego jest kluczowe dla Twojej firmy?

Z tego wpisu dowiesz się, na czym dokładnie polega praca zespołu ds. Customer Success, dlaczego jest to kluczowy element w firmach działających w modelu subskrypcyjnym (SaaS) i jakie korzyści przynosi wdrożenie tego podejścia w Twojej organizacji.

Dlaczego Customer Success ma znaczenie?

Firmy oparte na modelu subskrypcyjnym, jak SaaS, muszą koncentrować się nie tylko na pozyskaniu nowych klientów, ale przede wszystkim na ich utrzymaniu. W takich modelach klienci mogą z łatwością zakończyć subskrypcję, dlatego tak istotne jest, aby byli zadowoleni z usług i widzieli realne korzyści płynące ze współpracy.

Według badań McKinseya, firmy inwestujące w wsparcie klientów przez zespoły ds. Customer Success mogą zwiększać swoje przychody nawet o 20% rocznie. Customer success nie tylko minimalizuje ryzyko odejścia klienta (churn), ale również stwarza możliwości dodatkowej sprzedaży, jak upsell i cross-sell, co wpływa na długofalowy rozwój firmy.

Główne zadania zespołu ds. Customer Success

1. Zwiększenie retencji klientów

Retencja, czyli umiejętność zatrzymania klientów, jest kluczowym celem zespołu ds. Customer Success. To właśnie od efektywności działań tego zespołu zależy, jak długo klienci będą korzystać z oferowanych usług. Proaktywne podejście pozwala na bieżące rozwiązywanie potencjalnych problemów oraz dostarczanie klientom narzędzi, które ułatwiają pełne wykorzystanie produktu.

2. Onboarding nowych klientów

Początkowy etap współpracy – onboarding – jest kluczowy dla sukcesu klienta. Customer Success Manager wprowadza klienta do produktu, przeprowadza przez funkcje i możliwości oraz wyjaśnia, jak maksymalnie wykorzystać potencjał usługi. Dobrze przeprowadzony onboarding znacząco zmniejsza liczbę zapytań o pomoc w dalszym okresie, a także redukuje ryzyko rezygnacji.

3. Upsell i cross-sell

Zespół ds. Customer Success, w oparciu o szczegółową znajomość klienta, ma możliwość proponowania dodatkowych rozwiązań lub rozszerzeń oferty, które idealnie odpowiadają jego potrzebom. Takie działania, zwane upsell i cross-sell, pozwalają na zwiększenie wartości współpracy oraz pomagają klientowi rozwijać jego biznes przy pomocy oferowanych produktów i usług.

4. Budowanie relacji i zapobieganie churnowi

Churn, czyli odejście klienta, jest jednym z głównych zagrożeń dla firm działających w modelu subskrypcyjnym. Zespół ds. Customer Success monitoruje poziom satysfakcji klientów, analizuje ryzyko odejścia i wdraża strategie zapobiegające churnowi. Tworzenie silnych relacji z klientem, oparte na wzajemnym zaufaniu i wartościach, sprawia, że klient czuje się zaopiekowany i związany z marką.

Na czym polega rola Customer Success Managera?

Customer Success Manager (CSM) jest kluczową osobą w zespole ds. Customer Success, odpowiadającą za utrzymanie kontaktu z klientem, poznanie jego potrzeb i wsparcie go w realizacji celów biznesowych. Rola ta wymaga wszechstronnej wiedzy, zarówno o produkcie, jak i o branży, w której działa klient, co pozwala na lepsze dopasowanie rozwiązań do jego oczekiwań.

Główne obowiązki CSM

  • Onboarding i edukacja klienta: Wprowadzenie nowych klientów do systemu i przeszkolenie ich z funkcji, które będą dla nich najkorzystniejsze.
  • Zarządzanie relacją: Stały kontakt z klientem, aby zrozumieć jego potrzeby i zapobiegać ewentualnym problemom.
  • Upsell i cross-sell: Proponowanie rozszerzeń usług lub nowych funkcji, które zwiększają wartość produktu.
  • Analiza churnu: Monitorowanie wskaźników związanych z ryzykiem rezygnacji i wdrażanie działań zapobiegawczych.

Dlaczego Customer Success nie jest tym samym co Customer Service?

Podstawowa różnica między Customer Success a Customer Service polega na tym, że Customer Success to działania proaktywne, natomiast Customer Service jest reaktywny. Customer Service rozwiązuje problemy, kiedy klient zgłasza konkretną potrzebę lub trudność, podczas gdy Customer Success wychodzi z inicjatywą, zanim problemy się pojawią. Zespół ds. Customer Success koncentruje się na długoterminowej współpracy, podczas gdy Customer Service rozwiązuje konkretne, bieżące problemy.

Wdrożenie Customer Success w firmie – najlepsze praktyki

  1. Zbudowanie interdyscyplinarnego zespołu: Customer Success wymaga wszechstronnej wiedzy, dlatego idealny zespół składa się z ekspertów z różnych działów – sprzedaży, marketingu, obsługi klienta i wsparcia technicznego.
  2. Proaktywny onboarding i szkolenia: Początkowe etapy współpracy z klientem są kluczowe. Przeprowadzenie kompleksowego onboarding i regularne szkolenia pozwalają klientom w pełni wykorzystać potencjał produktu i zwiększają ich zaangażowanie.
  3. Monitorowanie satysfakcji i analiza danych: Zbieranie i analiza danych na temat zachowań klientów pozwalają zespołowi ds. Customer Success na przewidywanie ich potrzeb i szybsze reagowanie na potencjalne zagrożenia churnem.
  4. Regularna komunikacja i personalizacja: Zespół ds. Customer Success powinien regularnie kontaktować się z klientem, aby zrozumieć jego zmieniające się potrzeby i dostosować strategię wsparcia do jego oczekiwań.
  5. Feedback i iteracyjne ulepszanie usług: Informacje zwrotne od klientów stanowią cenne źródło wiedzy na temat tego, co można poprawić w produkcie. Dzięki temu zespoły Customer Success i Product Development mogą na bieżąco optymalizować funkcje i usługi, aby lepiej odpowiadały potrzebom rynku.

Jak technologie wspierają Customer Success?

W erze cyfryzacji dostęp do nowoczesnych narzędzi jest kluczowy dla efektywności zespołów ds. Customer Success. Systemy CRM, platformy automatyzacji marketingu oraz rozwiązania call center i contact center umożliwiają lepsze zarządzanie relacjami z klientami. Narzędzia te pomagają gromadzić dane, monitorować satysfakcję klientów oraz analizować ich zachowania, co pozwala na bardziej precyzyjne i szybkie reagowanie na ich potrzeby.

Podsumowanie – Customer Success jako kluczowy element długofalowej strategii biznesowej

Wdrożenie Customer Success w firmie przynosi szereg korzyści: poprawę retencji klientów, zwiększenie ich satysfakcji i lojalności oraz możliwość generowania dodatkowych przychodów poprzez upsell i cross-sell. Customer Success to więcej niż tylko dział – to filozofia budowania trwałych relacji z klientami, oparte na wzajemnym zrozumieniu i wspieraniu ich w osiąganiu celów biznesowych. W świecie SaaS oraz modeli subskrypcyjnych, gdzie klient ma szeroki wybór i łatwo może zakończyć współpracę, Customer Success staje się kluczem do sukcesu każdej firmy.

SLA, czyli Service Level Agreement – Twój bufor bezpieczeństwa usług w chmurze

Jak napisać skuteczny e-mail do klienta?

Wyobraźmy sobie scenariusze: klient A pyta o szczegóły produktu, klient B zgłasza problem techniczny, klient C prosi o rabat przy dużym zamówieniu. Każdy z nich oczekuje informacji, które są konkretne, łatwe do przyswojenia i dostarczone w odpowiednim czasie. Niestety, e-maile z działów sprzedaży, obsługi klienta czy realizacji zamówień często rozmijają się z tymi oczekiwaniami.

Przyjrzyjmy się najczęstszym błędom, które mogą utrudnić komunikację (mowa tu o e-mailach w indywidualnych sprawach – nie o newsletterach czy masowych wysyłkach marketingowych).


1. Niejasny tytuł

Tytuł e-maila powinien wyraźnie odnosić się do treści wiadomości. Jeśli odpowiadasz na pytanie o produkt, temat w stylu „dla Pana Jacka” może wprowadzić chaos. Lepszym wyborem będzie: „Informacje o produkcie [nazwa produktu] [nazwa firmy]” – tak, aby klient natychmiast mógł rozpoznać, czego dotyczy wiadomość. Przy sprawach technicznych zrezygnuj z kodów w tytule (np. „Zgłoszenie nr 379 status AD20”), które są niezrozumiałe dla odbiorcy. Postaw na konkrety: „Usterka klimatyzacji – naprawa planowana na wtorek, 3 sierpnia”.

2. Brak akapitów

E-mail bez akapitów może zniechęcić klienta. Czytelnicy skanują treść wzrokiem, szukając najważniejszych informacji, więc warto ułatwić im zadanie:

  • Krótkie akapity: Jeden akapit powinien zawierać maksymalnie trzy-cztery zdania. Można też zastosować odstępy między nimi.
  • Śródtytuły: Jeśli wiadomość jest długa, rozdziel poszczególne części śródtytułami.
  • Listy numerowane i punktowane: Idealne do wymienienia cech produktu lub wskazówek – uporządkują treść i nadadzą jej przejrzystości.

3. Niepotrzebne „upiększenia”

Nie stosuj grafik ani tabel, bo mogą one wyświetlić się niepoprawnie u odbiorcy. Atrakcyjna grafika może być dobrym dodatkiem w kampaniach marketingowych, ale jeśli wysyłasz odpowiedź na zapytanie, lepiej trzymać się tekstu. W razie potrzeby lepiej umieścić linki do ilustracji czy filmów niż osadzać je w treści.

4. Brak wskazówek dla klienta

W każdym e-mailu dobrze jest dodać wezwanie do działania (tzw. call to action). Klientowi, który jest zainteresowany zakupem, zaproponuj złożenie zamówienia lub pobranie dodatkowych materiałów. Przy zgłoszeniach technicznych warto wskazać, jakie kroki podjąć dalej, lub zapewnić, że działasz nad rozwiązaniem problemu. Zawsze zachęcaj do kontaktu („Chętnie odpowiem na pytania” lub „W razie pytań proszę o kontakt”).

5. Brak danych autora e-maila

Podpis bez imienia i nazwiska? To sygnał braku profesjonalizmu. Stopka powinna zawierać imię, nazwisko, stanowisko, dział, telefon oraz adres strony internetowej firmy. Możesz dodać także godziny dostępności lub informacje o przekierowaniu do innej osoby poza Twoimi godzinami pracy.

6. Niezbędne załączniki

Jeśli tylko możesz, zamiast załączników wstawiaj linki. Pobieranie załączników bywa uciążliwe, a część klientów może ich po prostu nie otworzyć.

7. Wysyłka bez sprawdzenia

Zawsze przeczytaj e-mail przed wysyłką. Literówki to drobiazg w porównaniu z błędnymi informacjami lub zapomnianymi szczegółami. Pamiętaj też, że wysyłając dalej wiadomość od kolegi, możesz przypadkiem udostępnić informacje przeznaczone tylko do wiadomości wewnętrznej.

8. Nieoficjalne informacje

W e-mailach unikaj wzmianek o problemach firmowych czy prywatnych – takie informacje mogą niechcący trafić do niepowołanych osób. Przestrzegaj także przepisów RODO – konsekwencje ich naruszenia mogą być dla firmy dotkliwe.

9. Niewłaściwy ton

Styl e-maila powinien być dopasowany do klienta, ale należy zachować umiar. Zbyt wyszukany lub zbyt nieformalny ton mogą być źle odebrane. Jeśli masz wątpliwości, lepiej postaw na grzeczność, ale bez zbędnego patosu.

10. Odpowiedź za późno

Odpowiedź wysłana za późno może oznaczać utratę klienta. Najlepiej odpowiadać w ciągu kilku godzin, a przynajmniej nie później niż następnego dnia.


Szablony wiadomości w obsłudze klienta

Dobre szablony wiadomości mogą pomóc uniknąć błędów i przyspieszyć proces komunikacji. Dzięki nowoczesnym platformom, takim jak welyo, szablony są automatycznie uzupełniane danymi klienta, co minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia komunikację.

SLA – co to jest i dlaczego nie możesz się bez niej obejść

Dla każdej organizacji polegającej na zewnętrznych systemach informatycznych, SLA jest gwarancją, że usługa będzie funkcjonować na poziomie wystarczającym do nieprzerwanego prowadzenia działalności. Co dokładnie wchodzi w skład SLA i dlaczego jest aż tak istotne?

SLA w chmurze – co to i jak działa?

Pierwotnie, SLA było stosowane głównie przez operatorów telefonicznych jako sposób na zapewnienie ciągłości usług dla klientów. Wraz z szybkim rozwojem chmury obliczeniowej, SLA stało się normą w umowach na dostarczanie zdalnych usług IT, takich jak wirtualne centrale telefoniczne, narzędzia do zarządzania komunikacją, aplikacje biurowe i platformy call center. Chociaż usługi te mają wiele zalet, przeniesienie kluczowej infrastruktury poza firmę oznacza, że użytkownik traci fizyczną kontrolę nad sprzętem.

Przykład: Wyobraź sobie call center działające dzięki wirtualnej centrali telefonicznej. Bez dostępu do tego systemu firma nie może wykonywać połączeń ani obsługiwać klientów, co prowadzi do natychmiastowych strat. Dlatego SLA pełni rolę „polisy bezpieczeństwa”, gwarantując, że w przypadku awarii dostawca podejmie odpowiednie działania naprawcze zgodnie z ustalonym czasem reakcji.

Koszty braku dostępności: Z badań wynika, że średni koszt jednej minuty przestoju to 5600 USD. Kwota ta może być niższa w przypadku mniejszych firm, ale ogólnie ilustruje, jak wielkie straty mogą wynikać z przerw w dostępności usług.

SLA – jakie szczegóły powinny się w niej znaleźć?

Kompleksowo przygotowana umowa SLA obejmuje kilka krytycznych elementów, które definiują jakość oraz zakres obsługi. Oto szczegóły, na które warto zwrócić szczególną uwagę:

  1. Poziom dostępności usługi Wskaźnik dostępności jest określany w procentach, najczęściej jako czas dostępności w skali rocznej. Wskaźnik 99% oznacza, że usługa może być niedostępna przez 5256 minut rocznie (ponad 3 dni) – co w przypadku wielu firm stanowi nieakceptowalny poziom przerwy. Wysoki wskaźnik, na przykład 99,99%, pozwala na jedynie 52 minuty niedostępności w ciągu roku, co znacznie redukuje ryzyko przestoju.
  2. Proces monitorowania i raportowania jakości usług Dostawca powinien zapewnić stałe monitorowanie swoich usług i regularnie udostępniać raporty użytkownikowi. Monitorowanie pozwala na szybkie wykrywanie potencjalnych problemów i daje klientowi pewność, że usługa działa zgodnie z umową.
  3. Procedury zgłaszania awarii Dobra umowa SLA zawiera dokładne instrukcje dotyczące zgłaszania problemów – obejmuje dane kontaktowe, takie jak adresy e-mail czy numery telefonów, oraz godziny, w których można zgłaszać awarie. Warto zwrócić uwagę na to, czy dostawca przewiduje możliwość zgłoszeń 24/7, co jest szczególnie istotne dla firm działających w różnych strefach czasowych.
  4. Czas reakcji oraz czas rozwiązania problemu SLA definiuje, jak szybko dostawca ma rozpocząć pracę nad zgłoszonym problemem oraz ile czasu zajmie jego naprawienie. Dostawcy usług chmurowych często określają różne poziomy SLA w zależności od rodzaju usługi oraz krytyczności problemu. Na przykład dla problemów krytycznych czas reakcji może wynosić 15 minut, a dla mniej istotnych kilka godzin. Skrócenie czasu reakcji minimalizuje straty i jest kluczowe dla firm, których działalność zależy od dostępności usług.
  5. Kary za niedotrzymanie warunków SLA SLA to umowa wiążąca, co oznacza, że brak jej dotrzymania może prowadzić do kar. Kary mogą obejmować odszkodowanie za straty finansowe poniesione przez klienta, obniżenie opłaty abonamentowej lub możliwość odstąpienia od umowy. To rozwiązanie daje klientowi gwarancję, że dostawca podejdzie do realizacji SLA z należytą starannością.
  6. Wyjątki i siła wyższa W SLA często przewiduje się sytuacje, w których dostawca nie odpowiada za przestoje wynikające z tzw. siły wyższej, czyli zdarzeń takich jak klęski żywiołowe, wojna, ataki terrorystyczne. Określenie tych wyjątków jest kluczowe dla zrozumienia pełnej odpowiedzialności dostawcy.

Dlaczego SLA to must-have w każdej firmie?

Firmy, które nie mają jasno określonego SLA z dostawcą, są bardziej narażone na negatywne konsekwencje wynikające z braku dostępności usług. Powody mogą być różne – na przykład dostawca może korzystać z podwykonawców, nad którymi nie ma pełnej kontroli, lub opierać się na niestabilnych rozwiązaniach. Bez gwarancji w SLA nie masz pewności, że dostawca szybko zareaguje na awarie ani że zapewni minimalny poziom dostępności.

SLA jako miernik jakości dostawcy

SLA to coś więcej niż dokument – to test jakości oferowanej usługi. Dostawca, który unika jasnych zapisów w SLA lub nie oferuje go wcale, może wskazywać na niestabilność usługi lub obawę przed karami. Dla klienta jest to sygnał, że dostawca nie jest gotów zagwarantować wysokiej dostępności. Natomiast firma, która deklaruje 99,99% dostępności i czas reakcji liczony w minutach, daje wyraz pewności, że jej usługi działają stabilnie i są gotowe do obsługi krytycznych procesów.


FAQ – SLA co to?

Co to jest SLA?

SLA (Service Level Agreement) to umowa między dostawcą usług a klientem, która szczegółowo określa poziom dostępności i jakości usług, jakie dostawca ma zapewnić klientowi.

Jakie elementy powinna zawierać umowa SLA?

Kompleksowa umowa SLA powinna zawierać poziom dostępności usługi, procedury monitorowania i raportowania, sposoby zgłaszania problemów oraz kary za naruszenie warunków umowy.

Dlaczego warto podpisać umowę SLA?

SLA zapewnia klientowi pewność co do jakości usług oraz stanowi podstawę do dochodzenia roszczeń w przypadku niedostępności usługi.

Odpowiedź na reklamację – co powinna zawierać i ile czasu mamy na jej wysłanie? Sprawdź, jak ją napisać

Ile dni ma firma na odpowiedź na reklamację?

Czas na odpowiedź na reklamację wynosi standardowo 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zgłoszenia przez firmę. W przypadku reklamacji zgłaszanych z tytułu rękojmi termin ten skraca się do 14 dni. Ważne jest, aby liczyć dni kalendarzowe, co oznacza, że weekendy i święta także wliczają się do tego okresu.

Jeżeli firma nie odpowie w wymaganym terminie, reklamacja zostaje automatycznie uznana za zasadną – nawet jeśli przedsiębiorca miał inne stanowisko. Dla firm jest to powód, by szczególną wagę przykładać do terminowej obsługi reklamacji, zwłaszcza że nawet pojedyncze opóźnienie może wpłynąć negatywnie na wizerunek marki.

Wyjątki od terminu 30 dni

Warto wiedzieć, że niektóre branże mogą mieć swoje szczególne przepisy dotyczące czasu odpowiedzi na reklamację. W sektorze finansowym, na przykład, czas ten może być jeszcze krótszy, co wymaga od działu obsługi klienta jeszcze większej dyscypliny w przestrzeganiu terminów.

W jakiej formie powinna być udzielona odpowiedź na reklamację?

Czy ustna odpowiedź wystarczy? Niestety, nie. Zgodnie z przepisami odpowiedź musi być przekazana w formie, która pozwala klientowi ją zachować i odwołać się do niej w przyszłości. Forma ustna lub telefoniczna, choć może wydawać się wygodna, nie spełnia wymogów prawa. Odpowiedzią zgodną z przepisami będzie zatem:

  • List papierowy – najlepiej wysłany listem poleconym, co pozwala śledzić termin dostarczenia.
  • Wiadomość e-mail – szybka, wygodna i równie skuteczna jak list. Należy jednak pamiętać, aby wysłać ją na adres e-mail klienta zapisany w systemie.

Należy pamiętać, że każde rozwiązanie powinno być nie tylko zgodne z przepisami, ale również wygodne i przejrzyste dla klienta.

Co powinna zawierać odpowiedź na reklamację?

Odpowiedzi na reklamację różnią się w zależności od tego, czy zgłoszenie zostało uznane za zasadne (reklamacja pozytywna), czy bezzasadne (reklamacja negatywna). W obu przypadkach warto zadbać o to, aby odpowiedź była precyzyjna i szczegółowa – pomoże to klientowi zrozumieć decyzję i uniknąć kolejnych nieporozumień.

Kluczowe elementy każdej odpowiedzi na reklamację:

  1. Dane klienta oraz szczegóły sprawy – ważne jest, aby odnieść się do konkretnych okoliczności reklamacji, w tym opis stanu faktycznego lub numer zgłoszenia reklamacyjnego.
  2. Stanowisko firmy – wyjaśnijmy, czy reklamacja jest uznana, a jeśli tak, to w jakim zakresie. Jeśli jest odrzucona, należy szczegółowo uzasadnić powód tej decyzji.
  3. Kolejne kroki – jeśli reklamacja została uznana, poinformujmy o dalszych działaniach: np. jak i gdzie odesłać produkt do naprawy lub jak postępować w przypadku wymiany.
  4. Opcje odwołania – jeśli reklamacja jest odrzucona, wskażmy klientowi, jak może złożyć odwołanie. Profesjonalizm i transparentność mogą pomóc zbudować zaufanie klienta nawet w sytuacji negatywnej odpowiedzi.

Jak napisać odpowiedź na reklamację – praktyczne wskazówki

Pisząc odpowiedź na reklamację, warto stosować język precyzyjny, ale zrozumiały. Najlepiej unikać skomplikowanych zwrotów prawnych – im prostszy i bardziej przejrzysty język, tym większa szansa, że klient dobrze zrozumie uzasadnienie. Możemy tu skorzystać z gotowych skryptów lub systemów obsługi zgłoszeń, takich jak welyo, który pozwala na szybkie przygotowanie i personalizację odpowiedzi.

Jak napisać odmowę uznania reklamacji?

Przy odmowie reklamacji konieczne jest jasne i obiektywne wyjaśnienie powodów, aby uniknąć eskalacji problemu. Oto elementy, które powinny znaleźć się w negatywnej odpowiedzi:

  1. Adresat i opis reklamowanej sprawy – szczegółowe dane klienta i opis, np. numer zgłoszenia.
  2. Stanowisko firmy – określmy, że reklamacja jest bezzasadna.
  3. Uzasadnienie odmowy – przyczyna powinna być logiczna i zrozumiała dla klienta; przykładowo:
    • Klient żąda natychmiastowego zwrotu pieniędzy, choć zgodnie z prawem najpierw proponowana jest naprawa lub wymiana.
    • Analiza wskazuje, że produkt był zgodny z umową w momencie zakupu, a wada pojawiła się później.
  4. Możliwość odwołania – warto podać klientowi możliwość wniesienia odwołania, wraz z danymi kontaktowymi osoby odpowiedzialnej w firmie.

Jak napisać odpowiedź na reklamację pozytywną?

Pozytywna odpowiedź również wymaga kilku kluczowych elementów. Warto, aby klient poczuł się odpowiednio poinformowany i doceniony, nawet w trudnej sytuacji. Co powinna zawierać odpowiedź pozytywna:

  1. Adresat oraz szczegóły reklamacji – jasny i zwięzły opis sprawy.
  2. Stanowisko firmy – przyznajmy rację klientowi i przeprośmy, jeśli to właściwe.
  3. Przyczyna problemu – jeśli to możliwe, wyjaśnijmy, co spowodowało problem, np. wadliwa partia towaru, na którą firma nie miała wpływu.
  4. Dalsze kroki – poinformujmy o procedurze zwrotu, wymiany lub naprawy.
  5. Dane kontaktowe – dodajmy dane osoby odpowiedzialnej za reklamację, co pozwoli klientowi na szybki kontakt w przypadku pytań.

Co się dzieje, jeśli odpowiedź jest spóźniona?

Opóźnienie odpowiedzi wiąże się z dużymi konsekwencjami dla firmy. Zgodnie z przepisami brak odpowiedzi w terminie (14 lub 30 dni) oznacza automatyczne uznanie reklamacji za zasadną. Nawet jeśli firma wykaże, że nie zgadza się z klientem, spóźniona odpowiedź działa na jej niekorzyść. Warto więc korzystać z narzędzi, które automatyzują obsługę reklamacji i przypominają o upływających terminach.

Systemy obsługi reklamacji – wsparcie, które oszczędza czas i pieniądze

Narzędzia takie jak welyo mogą zautomatyzować obsługę reklamacji i sprawić, że żadne zgłoszenie nie zostanie pominięte. Systemy CRM pozwalają na szybkie przypisanie zgłoszenia do odpowiednich osób oraz automatyczne generowanie szablonów odpowiedzi. Dzięki temu wszystkie odpowiedzi są na czas, a firma unika niepotrzebnych strat wynikających z uznania reklamacji za zasadną wskutek opóźnienia. Zautomatyzowana obsługa przekłada się też na efektywność zespołu obsługi – pracownicy mogą koncentrować się na najważniejszych zadaniach, zamiast przeszukiwać skrzynki pocztowe czy śledzić terminy ręcznie.

Co to jest ticketing system i dlaczego Twoja firma go potrzebuje?

Dlaczego warto inwestować w system ticketingowy?

Dla wielu firm kontakt z klientem to kluczowy element działania, a ticketing umożliwia sprawną obsługę, eliminując chaos związany z ręcznym zarządzaniem zgłoszeniami. Dobrze wdrożony system ticketingowy, jak ten oferowany przez Welyo, pozwala na przypisanie zgłoszenia do odpowiedniego agenta, śledzenie statusu zapytań oraz mierzenie efektywności odpowiedzi.

Kluczowe korzyści z systemu ticketingowego:

  1. Automatyzacja i wydajność Dzięki systemowi ticketingowemu każde zgłoszenie od razu trafia do odpowiedniego działu, a jego priorytet może być automatycznie określany. To oznacza, że najbardziej pilne kwestie będą obsługiwane najszybciej, bez konieczności ręcznego sortowania.
  2. Transparentność procesu System ticketingowy śledzi cały przebieg zgłoszenia od momentu wpłynięcia do zamknięcia. Każdy agent widzi, na jakim etapie jest dana sprawa, a klient może być na bieżąco informowany o statusie swojego zgłoszenia.
  3. Analiza i optymalizacja welyo oferuje narzędzia do analizowania danych dotyczących obsługi klienta, takie jak czas odpowiedzi czy liczba zamkniętych zgłoszeń. Dzięki temu łatwo zidentyfikować obszary wymagające poprawy i ciągle ulepszać jakość obsługi.

Jak działa system ticketingowy w praktyce?

Gdy klient kontaktuje się z firmą, system ticketingowy generuje unikalny numer zgłoszenia, czyli tzw. „ticket”. Następnie zgłoszenie jest przypisywane odpowiedniemu działowi lub pracownikowi, który odpowiada za rozwiązanie problemu. Cały proces odbywa się w jednym, zintegrowanym systemie, co sprawia, że nie ma potrzeby przełączania się między różnymi narzędziami. Z Welyo możesz skoncentrować się na realnych potrzebach klientów, zamiast tracić czas na nieefektywne zarządzanie zgłoszeniami.

Czy system ticketingowy jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Jeśli Twoja firma regularnie odbiera zapytania od klientów i zależy Ci na wysokim poziomie obsługi – odpowiedź brzmi: tak. Rozwiązania takie jak Welyo usprawniają procesy, co ma bezpośrednie przełożenie na zadowolenie klientów i ich lojalność wobec marki. Ticketing pomaga nie tylko uporządkować pracę zespołu, ale też zapewnia klarowną komunikację z klientami, minimalizując liczbę nieodebranych zgłoszeń.

Najważniejsze funkcje, jakie powinien mieć system ticketingowy

Dobrze zaprojektowany system ticketingowy to narzędzie, które daje zespołom pełną kontrolę nad procesem obsługi zgłoszeń. Wybierając ticketing dla swojej firmy, warto zwrócić uwagę na funkcje, które bezpośrednio przełożą się na lepszą efektywność i zadowolenie klientów:

  • Karta klienta – pełny profil klienta umożliwia szybką analizę jego historii i potrzeb.
  • Lista i historia zgłoszeń – wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu, z dostępem do szczegółowej historii kontaktu.
  • Przekazywanie zgłoszeń konsultantom i grupom – możliwość szybkiego przypisania spraw do odpowiednich specjalistów lub zespołów.
  • Wiązanie zgłoszeń w wątki – funkcja łączenia powiązanych zgłoszeń, co zapewnia lepszy kontekst i porządek.
  • Rejestrowanie zgłoszeń ze wszystkich kanałów komunikacji – e-maile, telefon, czat, media społecznościowe – każde zgłoszenie trafia do jednego systemu.
  • Funkcje makr i szybkich odpowiedzi – szablony odpowiedzi przyspieszające reakcję na często pojawiające się zapytania.
  • Zarządzanie grafikiem pracy konsultantów – optymalne rozplanowanie pracy, by żadne zgłoszenie nie zostało pominięte.
  • Automatyzacja zadań od prostych po wielopoziomowe scenariusze obsługi – system może realizować proste zadania, jak i bardziej złożone procedury.
  • Śledzenie postępów obsługi – monitorowanie na bieżąco, na jakim etapie jest każde zgłoszenie.
  • Kontrola przestrzegania SLA – funkcje pozwalające na utrzymanie standardów czasowych i jakościowych w obsłudze klientów.
  • Panel klienta – umożliwia klientom monitorowanie statusu zgłoszenia oraz zapewnia transparentność całego procesu.
  • Ankiety satysfakcji – narzędzie do zbierania informacji zwrotnej, co pozwala na dalsze doskonalenie obsługi.

Wdrożenie systemu ticketingowego w różnych branżach

Skuteczny system ticketingowy znajduje zastosowanie w szerokiej gamie sektorów, takich jak administracja publiczna, biura obsługi klienta, e-commerce, transport i logistyka, usługi medyczne czy placówki użyteczności publicznej. Dzięki wszechstronności i automatyzacji, ticketing ułatwia zarządzanie zgłoszeniami i zwiększa poziom satysfakcji klientów, co ma szczególne znaczenie w każdym z tych obszarów.

Podsumowanie

System ticketingowy to nie tylko rozwiązanie organizacyjne, ale kluczowy element strategii obsługi klienta. Automatyzacja procesu, łatwa kontrola zgłoszeń i opcje analityczne pozwalają zapewnić klientom szybką, skuteczną i profesjonalną obsługę. Welyo oferuje narzędzie, które nie tylko ułatwia pracę Twojemu zespołowi, ale przede wszystkim buduje pozytywne doświadczenia klientów z Twoją marką.

Cold calling – jak robić to dobrze?

Cold call – czym jest i dlaczego go stosować?

Cold call oznacza kontakt telefoniczny z osobą, która jeszcze nie miała bezpośredniej styczności z Twoją firmą. Choć metoda ta może wydawać się nieco staroświecka, nadal sprawdza się świetnie w wielu branżach – od B2B po sprzedaż detaliczną. Nic dziwnego, że w epoce cyfrowej rewolucji wiele firm nadal stawia na cold call. Dlaczego? To bezpośredni, osobisty kontakt, który pozwala Ci wywrzeć pierwsze wrażenie i szybko przejść do konkretów.

Dlaczego warto stosować cold call z Welyo?

Dzięki innowacjom Welyo cold call nabiera zupełnie nowego wymiaru – nie jest już zimnym, anonimowym kontaktem, ale bardziej przemyślaną, spersonalizowaną formą komunikacji. Welyo łączy zalety automatyzacji z personalizacją, pozwalając precyzyjnie targetować odbiorców, analizować dane i tworzyć lepsze, efektywne relacje.

  • Personalizacja – Welyo zapewnia możliwość lepszego zrozumienia odbiorcy i dostosowania oferty dokładnie do jego potrzeb.
  • Automatyzacja – dzięki automatyzacji procesów powtarzalnych, możesz skupić się na rozmowie, podczas gdy system zadba o pozostałe aspekty organizacyjne.
  • Analiza i raportowanie – dokładne raporty pozwalają zrozumieć, co działa, a co wymaga korekty. Wiesz, kiedy warto ponowić kontakt i jak zwiększyć szanse na sukces.

Jak przygotować się do skutecznego cold call?

Bez odpowiedniego przygotowania cold call może być jak rzut monetą. Oto kroki, które warto przejść przed każdym telefonem:

  1. Wyznacz cel rozmowy Przed każdym kontaktem dokładnie określ, co chcesz osiągnąć. Czy jest to umówienie spotkania? Przedstawienie oferty? A może badanie potrzeb klienta? Welyo pozwala Ci śledzić wszystkie interakcje z danym klientem, co ułatwia stawianie realistycznych, konkretnych celów rozmowy.
  2. Sprawdź dostępne informacje o rozmówcy Użyj systemu welyo, aby zgromadzić kluczowe informacje o kliencie przed nawiązaniem kontaktu. Znajomość branży, stanowiska czy wcześniejszych interakcji z firmą może zaważyć na powodzeniu rozmowy. Zwiększasz tym samym szanse na to, że Twoja oferta rzeczywiście odpowie na potrzeby odbiorcy.
  3. Znajdź najlepszy czas na rozmowę W świecie pełnym komunikatów czas ma ogromne znaczenie. Dzięki analizom welyo zyskujesz dostęp do informacji o porach, kiedy klienci są najbardziej skłonni odebrać telefon. Przemyślany wybór momentu kontaktu może zdecydowanie podnieść skuteczność rozmowy i pomóc uniknąć nieodebranych połączeń.
  4. Przygotuj się do rozmowy merytorycznie Sprawdź wszystkie kluczowe informacje, takie jak ceny, korzyści, które Twoje produkty oferują w stosunku do konkurencji, oraz typowe pytania klientów. Klienci docenią konkretne odpowiedzi i profesjonalizm, zwłaszcza gdy mogą liczyć na odpowiedzi w czasie rzeczywistym.
  5. Stwórz schemat rozmowy Pomyśl, jak poprowadzisz rozmowę, by wyraźnie zaznaczyć kluczowe korzyści oferty. Dobry cold call zaczyna się od krótkiego wstępu, przechodzi do omówienia oferty i kończy się zachętą do kolejnego kroku. Welyo dostarcza narzędzi, które pomogą Ci automatycznie tworzyć takie schematy.
  6. Zadbaj o odpowiedni ton Chociaż rozmowa handlowa może być formalna, cold call wymaga pewnej elastyczności. Dopasowanie tonu rozmowy do stylu klienta może być kluczowe – luźniejsza konwersacja bywa bardziej efektywna w przypadku startupów czy agencji kreatywnych, podczas gdy korporacje mogą preferować ton bardziej profesjonalny.

Cold call z welyo – kluczowe zalety

Platforma Welyo to więcej niż tylko narzędzie wspierające procesy sprzedażowe – to wszechstronny system, który automatyzuje powtarzalne zadania, pozwalając Ci skupić się na budowaniu relacji z klientem. Dzięki Welyo możesz śledzić efektywność każdego cold call, monitorować reakcje odbiorców i stale optymalizować swoje działania.

  • Mniej „zimnego” kontaktu, więcej personalizacji – automatyzacja i analiza dostępnych danych pozwalają na bardziej precyzyjne targetowanie klientów. To nie jest już losowy telefon – Twoja oferta jest dokładnie dopasowana do odbiorcy.
  • Kompleksowa analiza – po każdym cold call masz możliwość sprawdzenia, które techniki działały najlepiej. Ułatwia to wyciąganie wniosków i dopracowywanie kolejnych rozmów.
  • Wzrost skuteczności sprzedaży – Welyo zwiększa efektywność cold call dzięki automatyzacji części zadań, pozostawiając Ci czas na merytoryczne rozmowy z klientami.

Cold call z wartością – co daje klientom?

Dzięki cold call przeprowadzonym z pomocą welyo możesz dostarczyć klientom prawdziwą wartość i pokazać, że rozumiesz ich potrzeby. Zamiast przypadkowej oferty, cold call opiera się na analizie danych, personalizacji i zrozumieniu odbiorcy. To nie tylko oszczędza czas obu stron, ale buduje zaufanie, zwiększając szanse na długofalową współpracę.