Ticket system automatycznie przetwarza zapytania, reklamacje, zamówienia i wszelkie inne zgłoszenia. Dzięki temu każdy kontakt jest szybko przydzielany odpowiednim osobom, a klient na bieżąco otrzymuje informacje o postępie sprawy. Brzmi kusząco, prawda? Sprawdźmy zatem, jak ticket system działa w praktyce i dlaczego jest tak skuteczny.
Skąd wziął się „ticket” i co ma wspólnego z biletami?
Ticket system działa na podstawie tzw. „ticketów”, co w języku angielskim oznacza bilet lub kwit. W kontekście obsługi klienta „ticket” to elektroniczne zgłoszenie zawierające najważniejsze dane klienta oraz opis problemu czy potrzeby. Jest to więc pewnego rodzaju cyfrowa „karteczka” – zamiast papierowej notatki z danymi klienta mamy tu zorganizowany zapis w systemie, który pomaga zarządzać zgłoszeniami.
Takie zgłoszenie trafia do odpowiedniego konsultanta lub działu, który zajmuje się jego obsługą. Wszystko odbywa się elektronicznie, więc proces jest szybki i bez ryzyka zagubienia zgłoszenia. Dzięki ticket systemowi każdy „kwit” jest automatycznie przypisywany do odpowiednich osób, a przebieg sprawy monitorowany aż do jej zamknięcia.
Ticket system – czy Twoja firma naprawdę tego potrzebuje?
Wyobraź sobie pracę w typowym biurze obsługi klienta. Każde nowe zgłoszenie wymaga natychmiastowego odnotowania, aby nie zginęło pośród innych zadań i spraw. Ticket system automatyzuje ten proces, umożliwiając sortowanie zgłoszeń według ich rodzaju, pilności czy wcześniejszych kontaktów z danym klientem.
Dzięki temu ticket system ułatwia organizację pracy i sprawia, że każde zgłoszenie jest terminowo załatwione. Niezależnie od tego, czy Twoje biuro obsługuje dziesiątki, setki, a nawet tysiące zgłoszeń tygodniowo, ticket system pomoże Ci sprawnie nimi zarządzać, eliminując chaos i przyspieszając czas reakcji na zgłoszenia klientów.
Jak działa ticket system?
Ticket system rejestruje każdy kontakt od klienta i przypomina o jego obsłudze. Dzięki temu żadne zgłoszenie nie zostanie pominięte ani „zaginie” w natłoku codziennych zadań. Każde zgłoszenie jest przypisane do konkretnego pracownika, co umożliwia łatwe zarządzanie sprawami i eliminuje ryzyko powtórzeń.
System ticketowy łączy również wszystkie zgłoszenia od tego samego klienta w jeden wątek, nawet jeśli są one składane przez różne kanały komunikacji. Na przykład, jeśli klient napisze e-maila i za chwilę zada to samo pytanie na czacie, oba zgłoszenia zostaną automatycznie połączone. Taki proces eliminuje ryzyko, że dwóch konsultantów niezależnie zajmie się tą samą sprawą, co mogłoby prowadzić do irytacji klienta.
Kto skorzysta z ticket systemu?
Ticket system świetnie sprawdzi się w branżach takich jak e-commerce, usługi telekomunikacyjne, dostawy energii, placówki medyczne czy firmy serwisowe. W każdej z tych branż liczy się szybka i precyzyjna obsługa, a system ten pozwala na efektywne zarządzanie zgłoszeniami i terminowe ich załatwienie. Ticket systemy są nieocenione szczególnie w procesach reklamacyjnych oraz obsłudze zgłoszeń serwisowych, co pozwala firmom budować długofalowe relacje z klientami.
Dzięki łatwej obsłudze, z systemem poradzą sobie również pracownicy o przeciętnej znajomości programów komputerowych. Tworząc system ticketowy Welyo, zadbaliśmy o jego intuicyjność – każdy pracownik szybko opanuje podstawy jego działania. Na początku wdrożenie wymaga poświęcenia trochę czasu na skonfigurowanie procesów, ale ten czas zwróci się w codziennej pracy.
Czy ticket system rzeczywiście jest potrzebny?
Ticket system to inwestycja, która szybko się zwraca. Przyspiesza on obsługę klienta nawet o 40%, co przekłada się na większe zadowolenie klientów i ich lojalność wobec Twojej marki. Dla klientów to wygoda i szybkie rozwiązanie ich problemów, co zwiększa szanse na ich powrót do Twojej firmy.
Automatyzacja ticketingu wpływa też na oszczędności – konsultanci mogą obsłużyć więcej spraw w krótszym czasie, co zwiększa wydajność i pozwala firmie zaoszczędzić na kosztach pracy. Ponadto system przypomina konsultantowi o terminie, co zapewnia terminową reakcję na zgłoszenia i eliminuje ryzyko, że któreś z nich zostanie pominięte.
Czy ticket system poprawia jakość obsługi klienta?
Ticket system usprawnia nie tylko czas reakcji, ale również jakość obsługi. Przechowując historię rozmów, konsultanci mają pełny wgląd w to, jak wcześniej rozmawiali z danym klientem i jakie sprawy już obsługiwali. To pozwala na bardziej spersonalizowaną obsługę, a klient zyskuje poczucie, że jego sprawy są traktowane indywidualnie.
Dzięki historii zgłoszeń i rozmów, system pomaga również w szkoleniu konsultantów. Nagrania mogą posłużyć jako materiał szkoleniowy, co pomaga zespołowi rozwijać się i udoskonalać jakość obsługi. Zadowolenie klienta wzrasta, gdy wie, że rozmawia z konsultantem, który zna jego wcześniejsze sprawy i potrafi szybko nawiązać do poprzednich kontaktów.
Czy ticket system pomaga w analizie danych?
Ticket system to również źródło cennych informacji, które można wykorzystać do poprawy procesów obsługi klienta. Dane ze zgłoszeń pozwalają lepiej zrozumieć, z jakimi problemami najczęściej zgłaszają się klienci, jak długo trwa ich obsługa i kiedy zgłoszeń jest najwięcej. Analiza tych informacji umożliwia lepsze zarządzanie zespołem i usprawnienie procesów.
Dzięki statystykom systemu można optymalnie zaplanować grafiki konsultantów i wyeliminować powtarzające się problemy. Wiedza o klientach – ich preferencjach, godzinach kontaktów czy problemach – jest cennym wsparciem dla marketingu i sprzedaży, które mogą lepiej dostosować ofertę do oczekiwań odbiorców.
Warto inwestować w ticket system – efekty mówią same za siebie
Ticket system zwiększa poziom obsługi klienta, a to przekłada się na realne zyski dla firmy. Wyniki badań mówią same za siebie: aż 89% firm stawia na konkurencję poprzez doskonałą obsługę, a 86% konsumentów jest gotowych zapłacić więcej za lepszą jakość usług. W dzisiejszych czasach to obsługa klienta może być kluczowym elementem wyróżniającym Twoją firmę na rynku.
Lojalność klientów to także źródło przychodów. Zadowolony klient nie tylko wraca, ale i poleca firmę innym. Dzięki ticket systemowi masz pewność, że proces obsługi jest na najwyższym poziomie – to inwestycja, która opłaca się na dłuższą metę.
