Jak działa wirtualny fax?
Historia faksowania sięga XIX wieku, gdy obrazy przesyłano przez linie telegraficzne. Dzisiaj tradycyjny fax działa podobnie: skanuje dokument, przekształca go na sygnał tonowy i przesyła przez łącze telefoniczne. Wirtualny fax funkcjonuje jednak znacznie sprawniej – bez potrzeby fizycznych urządzeń.
W faxie online dokumenty wgrywasz z komputera lub telefonu do systemu, który automatycznie konwertuje je do formatu, takiego jak PDF, i przesyła na adres e-mail odbiorcy. Dzięki usługom „fax2mail” i „mail2fax”, wysyłanie oraz odbieranie faksów odbywa się szybko i sprawnie, bez względu na to, czy odbiorca korzysta z tradycyjnego urządzenia, czy cyfrowego systemu.
6 powodów, dla których firmy nadal korzystają z faksu
1. Klienci korzystają z faksu – ty też musisz
Niektóre branże nadal preferują fax jako główny sposób komunikacji. Jeśli twój klient używa faksu, warto, byś również miał tę opcję. Dzięki temu możesz łatwo dostosować się do wymagań klientów i budować relacje w sposób, który odpowiada obu stronom.
2. Wygoda dla starszych pracowników
Dla starszych, doświadczonych pracowników, wirtualny fax to połączenie znanej technologii z nowoczesnym komfortem. Jego użycie w wersji cyfrowej zachowuje wszystkie zalety tradycyjnej komunikacji, a jednocześnie jest bardziej elastyczne.
3. Instytucje publiczne nadal wymagają faksu
Dla wielu urzędów i instytucji faks pozostaje kluczowym kanałem kontaktu, szczególnie przy formalnych zgłoszeniach i przetargach. Posiadanie wirtualnego faksu pozwala na płynną współpracę z sektorem publicznym bez zbędnych komplikacji.
4. Wyższy poziom bezpieczeństwa danych
Fax, zwłaszcza w formie cyfrowej, jest postrzegany jako bezpieczniejszy od e-maila – ryzyko przypadkowego wysłania poufnych dokumentów na błędny adres jest mniejsze. Wysyłka przez fax online dodatkowo zapewnia, że odbiorca otrzyma wiadomość szybko i bez błędów.
5. Wymóg przetargowy
Niektóre przetargi wymagają złożenia ofert za pomocą faksu. Jeśli uczestniczysz w takich przetargach, fax online jest obowiązkowym elementem twojej strategii – zwłaszcza w przypadku współpracy z sektorem publicznym.
6. Niski koszt i brak konieczności zmiany przyzwyczajeń
Firmy nie lubią nagłych zmian, a wirtualny fax pozwala na płynne przejście do nowoczesnych metod pracy bez potrzeby zakupu sprzętu. Usługi, takie jak fax2mail, integrują się z centralami telefonicznymi, pozwalając na łatwe zarządzanie komunikacją.
Jak uruchomić fax online w firmie?
Dostawców usług wirtualnego faksu jest wielu, ale warto wybrać system zintegrowany z innymi kanałami komunikacji, jak centrala telefoniczna czy CRM. Dzięki temu wirtualny fax wpleciony w system call center umożliwi nie tylko łatwe wysyłanie i odbieranie faksów, ale też automatyczne ich archiwizowanie i przypisywanie do konkretnych spraw.
Korzyści z fax serwera dla biznesu
Serwer faksowy, obsługujący fax2mail, to idealne rozwiązanie dla firm z dużym obiegiem dokumentów. Elektroniczny obieg faksów przyspiesza pracę, automatycznie przesyłając dokumenty do odpowiednich osób i zachowując ich wersję cyfrową. Dokumenty w PDF mogą być wygodnie edytowane i archiwizowane, co oszczędza czas i pomaga utrzymać porządek.
