Zastanawiasz się, czym jest system ticketowy i dlaczego warto wprowadzić go w firmie? To proste!
System ticketowy
System ten usprawnia i przyspiesza proces obsługi klientów, co wpływa nie tylko na ich satysfakcję, ale i na Twoje zyski. Efektywniejsze zarządzanie zgłoszeniami automatycznie przekłada się na niższe koszty operacyjne i bardziej uporządkowany dział obsługi.
Dzięki systemowi ticketowemu wszystkie zgłoszenia – od zapytań przez reklamacje aż po zamówienia – są rejestrowane i sortowane, co ułatwia ich terminową obsługę. Brzmi idealnie? Sprawdź, jak to działa!
Czym jest ticket?
Słowo „ticket” wywodzi się z angielskiego, gdzie oznacza między innymi „bilet” lub „kwit”. W systemie ticketowym ticket to elektroniczne zgłoszenie, które zawiera wszystkie niezbędne informacje o sprawie zgłaszanej przez klienta. W tym cyfrowym „kwicie” przechowywane są dane dotyczące klienta i zgłoszonego problemu, które są następnie przekazywane do właściwych osób w firmie.
Dziś wszystkie zgłoszenia są elektroniczne i dostępne w systemie, który zarządza nimi od początku do końca – od momentu przyjęcia zgłoszenia, przez przypisanie do odpowiedniego konsultanta, po rozwiązanie sprawy i jej zamknięcie.
Jak system ticketowy działa na co dzień?
W typowym dziale obsługi klienta sprawdza się on doskonale: po przyjęciu nowego zgłoszenia najpierw trzeba je zapisać, przypisać priorytet i przydzielić do odpowiedniej osoby. Następnie system śledzi przebieg obsługi, przypominając o terminach odpowiedzi i informując klienta o każdym postępie.
Dzięki tickets system łatwo sprawdzić, czy zgłoszenie jest powiązane z wcześniejszymi kontaktami danego klienta, oraz pilnować terminowej obsługi spraw. Obsługa zgłoszeń przez wiele kanałów (e-mail, czat, telefon) jest skomplikowana i czasochłonna – system ticketowy łączy wszystkie te kanały, pomagając w obsłudze nawet setek zgłoszeń dziennie.
Jak działa tickets system?
Każde zgłoszenie automatycznie trafia do systemu ticketowego i jest przypisane do konkretnego konsultanta, który ma pełen wgląd w historię kontaktów z danym klientem. Nawet jeśli klient zgłasza się z tym samym problemem przez różne kanały, zgłoszenia są łączone w jeden wątek, dzięki czemu nie zdarzy się, że kilku konsultantów pracuje nad tą samą sprawą, co może być frustrujące dla klienta.
System także pilnuje, by zgłoszenia były obsługiwane na czas, a konsultanci dostają przypomnienia o zbliżających się terminach. Dzięki temu zarządzanie procesami obsługi klienta jest płynne i automatyczne, a zespół obsługi unika chaosu i pomyłek.
Dla kogo sprawdzi się tickets system?
Tickets system to wszechstronne narzędzie, które znajdzie zastosowanie w każdej firmie obsługującej zgłoszenia klientów – od sklepów internetowych przez firmy usługowe po placówki medyczne czy biura turystyczne. Świetnie sprawdzi się także w obsłudze reklamacji i serwisów produktowych, jako wsparcie techniczne. Został zaprojektowany z myślą o wygodzie użytkowników, co oznacza, że nawet osoby bez doświadczenia w pracy z tego typu programami szybko przyswajają zasady jego obsługi.
System ticketowy to także:
- Ergonomia – łatwa obsługa, która oszczędza czas.
- Automatyzacja – system sam pilnuje terminowości obsługi.
- Praca w chmurze – dostępny bez potrzeby posiadania skomplikowanej infrastruktury IT.
Dlaczego system ticketowy jest inwestycją w zadowolenie klientów?
Zadowolenie klientów to Twoja przewaga. Tickets system przyspiesza załatwianie ich spraw nawet o 40%, co zwiększa prawdopodobieństwo, że klienci będą do Ciebie wracać i polecać Twoją firmę innym. Klienci oczekują szybkiej reakcji – jeśli ją zapewnisz, prawdopodobnie zyskasz ich lojalność. System automatycznie powiadomi klienta o przyjęciu zgłoszenia, statusie sprawy, a także przypomni konsultantowi, by odpowiedział na czas.
Dzięki automatyzacji unikniesz również wielu ludzkich błędów – system działa według ustalonych zasad i nie „zapomni” o żadnym zgłoszeniu. Tickets system to także skarbnica danych do analizy, które pomogą Ci udoskonalić obsługę klienta.
Personalizacja – klucz do lepszej obsługi
Z systemem ticketowym możesz przypisywać określonych konsultantów do konkretnych klientów, co zwiększa satysfakcję klientów. Stały kontakt z tym samym konsultantem buduje zaufanie i pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb klienta. Taki system to narzędzie nieocenione dla zespołów obsługi klienta i solidna podstawa do analizy zgłoszeń, tworzenia raportów i usprawniania procesów wewnętrznych.
