Jak wybrać oprogramowanie call center?

Wybierając oprogramowanie call center, zastanów się, jaki typ oprogramowania zaspokoi potrzeby biznesowe Twojej firmy. Czy zadania, które realizuje Twój zespół wymagają, aby było to bardzo zaawansowane oprogramowanie do call center? Czy w systemach, które znasz są takie funkcje, z których bez trudu możesz zrezygnować?

Przed Tobą także odpowiedź na pytanie, czy Twoja firma osiągnęła już stabilność, czy będzie się nadal rozwijać? A co za tym idzie, czy będziesz w przyszłości rozbudowywać system. I jeszcze jedna myśl na wstępie – poprzez wybór odpowiedniej technologii, nie tylko zapewniasz firmie najlepsze oprogramowanie call center, ale też podnosisz jakość obsługi klienta. I to powinien być główny kontekst Twoich decyzji. Sprawdźmy zatem, jak wybrać program do call center, mając przed sobą rozmaite perspektywy.

Z wpisu dowiesz się:

Zachęcamy do przejścia z nami od teorii do praktyki i pobrania listy: Check lista skutecznego menedżera

☝️Pobierając check listę, zyskujesz dostęp do mailowej serii edukacyjnej ,,Liderzy komunikacji”.

Jak przygotować się do wyboru oprogramowania call center?

W każdej firmie przychodzi taki czas, że z aktualnym systemem do obsługi klientów nie można już rozwinąć swojej działalności. Wtedy zapadają decyzje o unowocześnieniu posiadanej infrastruktury.

Tu rodzi się jedno z pierwszych istotnych pytań. Czy posiadane oprogramowanie call center jest przestarzałe i należy je w całości wymienić na nowe? Czy może konieczna jest tylko wymiana niektórych elementów systemu, by stworzyć nowoczesne, wielokanałowe oprogramowanie call center? Aby trafnie wybrać opcję, warto wesprzeć się zdaniem profesjonalistów, którzy mają pełną wiedzę na temat najnowszych rozwiązań i możliwości call center.

Drugą ważną kwestią jest wypracowanie metody poszukiwania call center idealnego dla własnej firmy. Przy wyborze oprogramowania, warto kierować się nie tylko ceną czy dostępnymi funkcjonalnościami, ale również wygodą i łatwością w obsłudze panelu. Szybkość i intuicyjność obsługi systemu jest niezwykle ważna, zwłaszcza, gdy firma planuje skrócić czas obsługi, a przez to zapewnić lepsze doświadczenia klienta.

jakie oprogramowanie do call center wybrać?

Co należy brać pod uwagę wybierając program call center? Rodzaje oprogramowania do call center. Dokładnie rozważ, jaki typ oprogramowania jest odpowiedni do Twoich potrzeb biznesowych. Znacznie zawęzisz pole potencjalnych opcji. Pamiętaj, że różnią się one kosztami wdrożenia czy intuicyjnością użytkowania. Wybierając program call center, kieruj się wygodą i łatwością w obsłudze panelu – dla lepszych doświadczeń klienta. Przeczytaj więcej o Customer Experience.

Jakie są rodzaje systemów dostępnych na rynku call i contact center:

  • Oprogramowanie do call center – In-house
  • System call center – hostowane
  • Oprogramowanie do call center – oparte na chmurze
  • System call center – oparte na przeglądarce
  • Systemy call center (oparte o ruch telefoniczny)
  • Systemy contact center (oparte o wielokanałowy model komunikacji)

A dla Ciebie, który system to najlepsze oprogramowanie call center? Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto poznać funkcje call center.

Funkcje oprogramowania do call center

Jednocześnie powinieneś stworzyć listę niezbędnych funkcji oprogramowania do call center. Nie sugeruj się tylko, jakie funkcjonalności są potrzebne do obecnego procesu obsługi. Weź pod uwagę możliwości rozwoju firmy i wybierz rozwiązanie, które w przyszłości będzie można poszerzyć o nowe możliwości obsługi. Poznaj funkcje systemu Systell Contact Center.

Typowe funkcje oprogramowania dla Call Center

Oprogramowanie call center to nie tylko odbieranie połączeń przychodzących i połączenia wychodzące. Do funkcji systemu zaliczamy między innymi:

  • Automatyczny dystrybutor połączeń (ACD)
  • Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR)
  • Nagrywanie rozmów
  • Monitorowanie połączeń
  • Predictive Dialer
  • Chat
  • Raportowanie w czasie rzeczywistym
  • Portal klienta

Przy wyborze call center czy contact center warto też zastanowić się, jaki zakres możliwości system oferuje w ramach danej funkcjonalności. Zaawansowane funkcje wydatnie zwiększają potencjał zespołu, zarówno w aspekcie zarządzania call center, jak pracy konsultantów.

Przykładem mogą być elastyczne raporty Power BI, które obejmują swoim zakresem wiele poziomów danych. Takie rozszerzone funkcje raportowania, zakładające możliwość importu danych i dostarczające łatwo konfigurowalne raporty są niezwykle cenionym rozwiązaniem zwłaszcza wśród dużych firm lub firm o skomplikowanej strukturze. Dzięki opcji raportów PowerBI, firma może mierzyć nie tylko te wskaźniki call center, które zwykle znajdują się w standardzie raportowania, w oprogramowaniu call center, ale może również wyznaczać własne obszary pomiaru.

Inne poszerzone funkcje to np. nieograniczone nagrywanie rozmów, inteligentne funkcje routingu, routing wielokanałowy, zaawansowane funkcje głosowe, itp.

Rozwiązania call center cloud saas

Integracja call center z innymi narzędziami biznesowymi

Przedsiębiorstwa wykorzystują różne oprogramowania i narzędzia jak CRM, czat, systemy księgowe, platformy e-commerce, platformy społecznościowe czy automatyzacje marketingowe. Ważne, by wybrany system contact center integrował się z innymi narzędziami biznesowymi, które biorą udział w procesie. Coraz większe znaczenie dla efektywności i szybkości obsługi ma automatyzacja procesów i zadań. Wybieraj oprogramowanie contact center, które może zautomatyzować powtarzalne zadania. To pozwoli oszczędzić czas pracy zespołu i przyspieszy zwrot z inwestycji w oprogramowanie. Zautomatyzowane rozwiązanie ma też tę ogromną przewagę nad manualnymi systemami, że pomaga w szybki sposób osiągnąć wysoki poziom satysfakcji klientów.

Oprogramowanie do call center z łatwym dostępem dla użytkowników

Wraz z pojawieniem się systemu do obsługi call center w postaci aplikacji mobilnych pracownicy uzyskali dostęp do kompleksowych funkcji centrum telefonicznego z dowolnego miejsca w Internecie. Za pomocą laptopa, zestawu słuchawkowego i Internetu konsultanci mogą wykonywać i odbierać połączenia z poziomu przeglądarki. Natomiast managerowie korzystają z najistotniejszych dla nich funkcji systemu, czyli z dostępu do raportów w czasie rzeczywistym. W ten sposób powstaje wirtualne centrum telefoniczne, które umożliwia komfortową obsługę połączeń przychodzących oraz połączeń wychodzących, realizację połączeń konferencyjnych, czy komunikowanie się z klientami z poziomu mediów społecznościowych. Wszystko za sprawą pulpitu nawigacyjnego online.

OPINIE KLIENTÓW O SYSTELL

Skalowalny system call center

Ważne jest (szczególnie dla firm posiadających ofertę sezonową lub dla contact center pracującego na zlecenie), by program do call center był skalowalny, czyli dostosowany do naszych aktualnych potrzeb. Warto mieć też na uwadze globalną skalowalność rozwiązania. Dlatego przed wyborem upewnij się, że rozwija się ono z Twoimi potrzebami, na przykład:

  • Dodawanie i usuwanie konsultantów w ciągu kilku sekund,
  • Model miesięcznego obciążania kosztami za licencje,
  • Wolumen połączeń podczas szczytu sezonowego,
  • Liczba jednoczesnych połączeń,
  • Potrzeba dedykowanego personelu IT do wsparcia technicznego,
  • Częstotliwość pobierania nowego oprogramowania,
  • Koszt aktualizacji.

Łatwość obsługi programu call center

Bardzo często zapominamy, jak ważna w pracy jest łatwość obsługi oprogramowania dla call center. Przetestuj aplikacje wśród agentów i sprawdź, jak szybko przyswajają sobie proces obsługi i czy jest on dla nich intuicyjny. Wybór prostego w użytkowaniu oprogramowania zaoszczędzi nam w przyszłości kosztownych i czasochłonnych szkoleń. Ostatnim aspektem, najważniejszym dla nabywcy, pozostaje cena. Pamiętaj, że w przypadku systemu contact center jego koszt to także utracone korzyści. Pomyśl, ile stracisz, jeśli klient się do Ciebie nie dodzwoni, jeśli pracownik nie ma narzędzi i zapomni oddzwonić do klienta? Wreszcie kiedy nie możesz zoptymalizować kosztów contact center, bo brak Ci narzędzi analitycznych i raportujących? Warto więc nie kierować się tylko ceną, by w przyszłości uzyskać większy zwrot z inwestycji.

Wybór oprogramowania to skomplikowany i długotrwały proces, w którym łatwo pominąć różne ważne aspekty. Ten artykuł odpowiada na ogólne pytanie jak wybrać oprogramowanie do call center. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej np. o czasie wdrożenia, szkoleniach z obsługi, wsparciu technicznym lub obsługi posprzedażowej – skontaktuj się z nami.

Pobierz check listę skutecznego menedżera

Przygotowaliśmy dla Ciebie check listę, pomoże Ci upewnić się, że podjęte zostaną wszystkie niezbędne kroki i rozważone wszystkie kluczowe aspekty w procesie wyboru oprogramowania call center, dopasowanego do unikalnych potrzeb i celów Twojej firmy. Koniecznie przeczytaj! 👇👇👇

Cold calling w B2B – poradnik dla menedżera

Dla jednych to nachalność, dla innych to doskonały sposób na zdobycie klienta. Czy cold calling wiąże się z łamaniem zasad, polegających na wstępnym budowaniu relacji z klientem, przed złożeniem oferty? A może te czasy minęły i obecnemu agentowi, coraz bliżej do bohatera z filmu Wilk z Wallstreet?

Cold calling w B2B

Cold calling – to rodzaj pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem, w celu zaprezentowania jej usług lub produktu. Osoba, do której dzwoni telemarketer, nie spodziewa się rozmowy. Oferta złożona telefonicznie, zazwyczaj jest przyjmowana przez odbiorców z dystansem. Dlatego, ta technika nazywana jest sprzedażą na zimno.

Marta Grządzielska zapytała jak wygląda współczesny cold calling w B2B. W roli eksperta przedstawiamy Karola Bartkowskiego.

Karol Bartkowski

Ekspert od Cold Callingu i Social Sellingu. Sprzedawca z ponad 100 000 000 zł sprzedaży własnej. Wysoko oceniany mówca na wielu konferencjach Pulsu Biznesu, Brian Tracy International czy Samsunga. Autor wielu artykułów o Cold Callingu, w branżowych portalach i prestiżowych czasopismach, poświęconych sprzedaży i zarządzania nią. Uznany ekspert od social sellingu, z 43 miejscem na liście 100 najbardziej wpływowych Social Sellerów, w Europie. Prywatnie ojciec 3 dzieci i szczęśliwy mąż, a także zapalony biegacz i mors.


“Systell pyta” w nowej odsłonie

Przedstawiamy nową odsłonę Systell pyta. Po raz pierwszy, cały wywiad został przeprowadzony w przyjemnej formie wideo. Jesteśmy pod wrażeniem doświadczenia i pasji Pana Karola, przejdźmy zatem do pytań.

panel dyskusyjny Systell

Zobacz pozostałe wywiady z ekspertami z cyklu Systell pyta:

Jak zbudować lojalność współczesnego klienta?

Czy boty w call/contact center to zagrożenie czy szansa?

Jakie są największe wyzwania w procesie zdobywania klientów i jak sobie z nimi poradzić?

Cold calling w praktyce

Współpraca zaowocowała aż 45 minutowym materiałem wideo, na temat cold callingu w B2B. To solidny poradnik dla menedżera, który został podzielony na 4 części. W pierwszej z nich, Karol Bartkowski wyjaśnia na czym polega cold calling w B2B oraz czy istnieją branże, w których jest on zbędny. Natomiast jeżeli uważasz, że cold calling nie jest dla ciebie, posłuchaj o tym jak zwalczyć stres przed rozmową z klientem.

Z dalszej części wywiadu, dowiesz się:

  • Co łączy cold calling i pojęcie grupy docelowej?
  • Jak przeprowadzić cold calling?
  • Czy cold calling jest popularny wśród menedżerów? – Informacje zgromadzone na podstawie badań
  • Jakie są zalety i wady, tej techniki sprzedaży?

Wywiad ze specjalistą od cold callingu – Karolem Bartkowskim, to trafne porównania i przykłady z branży opowiedziane przez wielokrotnego prelegenta licznych konferencji. Obejrzyj kwadrans interesującej rozmowy, popartej doświadczeniem i znajomością branży jednego z najbadziej wpływowych social sellerów.

Tranksrypt wideo

Kiedy warto wykorzystać potencjał cold callingu w B2B i co mówią badania rynkowe?

Potencjał cold callingu jest ogromny. Jest dobry w każdej firmie, w każdej branży i w każdej stacji. Nie przesadzam. Owszem, owszem, jest z nim pewien problem, który uważam za wielką zaletę. Ludzie boją się go robić. To dobrze. Dlaczego? Dlatego że jeśli ktoś się go nie boi i dodatkowo robi go rozważnie i z pomysłem, czyli mówiąc krótko – profesjonalnie to będzie miał bardzo dobre wyniki, w krótkim czasie.

Mam na to tyle dowodów że nie mam wątpliwości co do tego. Owszem są firmy czy branże, w których cold calling nie jest potrzebny. Nie oznacza to, że nie jest on tam dobry, ale po prostu nie jest potrzebny. Taką branżą jest np. informatyka, zakres IT i programiści. Jeżeli firma ma programistów, nawet jeśli powstała wczoraj i ma dobrych programistów, piszących w tych najnowszych językach i najbardziej popularnych, właściwie ta firma nie szuka klientów. To klienci szukają jej.

Ale w wielu innych branżach, cold calling jest wręcz doskonały. Jest doskonały, kiedy chcesz zacząć. Na przykład zaczynasz sprzedać nowy produkt usługi może chcesz zweryfikować czy branża docelowa, grupa docelowa jest właściwa z założeniami. Może chcesz zweryfikować, czy w dobrym czasie rozpoczynasz albo sprawdzić sezonowość lub jak ludzie zareagują na Twój biznes. Możesz też zrobić ankietę. Chcesz sprawdzić czy dobrze wybraliście grupę docelową? Wykonaj z 50-100 cold calli i już masz gotowe. Wiesz natychmiast, czy to dobry pomysł. Jeżeli zadasz odpowiednie pytania, będziesz wiedzieć od razu, po kilku, nawet dziesięciu telefonach. A tyle wykonasz w jeden dzień. Po co ci 3-miesięczny projekt? 3000 zł wydane na kampanie marketingowe? Weź telefon, który masz za darmo, ustalcie co macie mówić, o co zapytacie i… dzwońcie! W ciągu jednego dnia roboczego, będziesz wiedział czy idziesz w dobrą stronę czy nie. Tak po prostu.

Owszem, cold calling nie jest lubiany. Dzisiaj wielu handlowców lubi aktywnie czekać. To znaczy, zamiast zielonej słuchawki smartfona, używają klawisza F5, odświeżającego pocztę albo Messengera. Sprawdzają, czy przyszedł lead, zapytanie, może nowy kontakt od szefa. Czekają i czekają. Okazuje się że czasami to czekanie to czekanie po nic. Albo leady się nie pojawiają albo i tak w końcu kiedyś trzeba do nich zadzwonić. Zgodzę się, że to nie jest taki typowy cold calling. Jednak zastanówmy się, czy osoba do której dzwonię, spodziewa się kontaktu ode mnie? Tylko dlatego, że wyraziła ewentualne zainteresowanie ofertą.

Ile razy było tak, że kliknęliście reklamy na Facebooku i tam było, że jak klikniesz dostaniesz e-booka. Klikasz, a później ktoś do ciebie dzwoni. I ty mówisz “Ale ja nie wiem o co chodzi, ja tylko chciałem ebooka a nie rozmowy”. I słyszysz odpowiedź “No tak, ale my w takiej i takiej sprawie.” Takie sytuacje są częste. Te leady, wcale nie są aż tak ciepło. To nie są kontakty, do których dzwonisz żeby już coś sprzedać.

Potencjał jest ogromny, zwłaszcza dla osób, które chcą wykorzystać rynek do tego żeby zarobić pieniądze. Żeby wykorzystać możliwości jakie dzisiaj daje choćby zwykły telefon. W marketingu B2B, mamy tę przewagę, że nie działa RODO. Nie musimy się nim nie przejmować. Po drugie mamy telefon, więc możemy naprawdę bardzo szybko sprawdzić nasz nowy pomysł. Możemy to zrobić nawet w jeden dzień roboczy. Najwyżej dwa, ale nie w dwa miesiące!

Jeżeli potrzebujemy nowych klientów, to wystarczy wykonać kilkadziesiąt cold callingów. Nie ma takiej możliwości żeby jedna osoba, w ciągu trzech dni, wykonując 100 połączeń żeby nie pozyska nawet jednego klienta, albo nie umówiła jednego spotkania. To jest niemożliwe. Chyba że robi to celowo.

Ja robiłem sześciokrotnie badania. Jedne na LinkedIn’ie, inne na Facebooku. Co więcej, pytałem widownie prawie na każdym wystąpieniu, a mam ich sporo. Robiłem taką ankietę: Kiedy ostatnio miałeś cold call’a w sprawie biznesowej? Wiecie co? Dwie trzecie osób, prawie siedem na dziesięć, odpowiada, że w ciągu 7 dni, nie mieli ani jednego cold call’a!

Pozostaje 6 punktów procentowych, czyli 6 na 10 osób, nie miało żadnego cold call’a. To oznacza, że jeżeli dobrze się przygotujemy i zrobimy to dobrze, to mamy ogromną szansę na sukces.

Jak zacząć cold calling?

Bardzo dobre pytanie! Od siebie! Cold calling zacznij od siebie. Nie żartuję. Dlatego, że bardzo wiele osób myli dwa podstawowe cele, które przyświecają mu, kiedy robi biznes albo pracują dla kogoś. Są to cele prywatne i biznesowe. Wiele osób myli cele prywatne i biznesowe.

Co to znaczy? Ludzie boją się wykonać cold callingu. Tłumaczę im wtedy, że jeżeli chcą go wykonać, niech zaczną od siebie. Musisz być pewny, że się nie boisz. Że chcesz osiągnąć swoje cele biznesowe. Wiele osób mówi nie chce wykonywać cold callingu. Dlaczego nie chce? Boi się odrzucenia. A czy to jest cel biznesowy? Nie jest. Ludzie stawiają cele prywatne typu Boję się, ponad cele biznesowe Muszę sprzedać, Zrobić plan. Chcę od szefa pieniądze chcę od klienta pieniądze, ale nie zadzwonię, bo się boję. Jeżeli mamy zacząć cold calling, to zacznijmy od siebie. Ułóżmy sobie relację z samym sobą. Dlatego tak jak wspominałem wcześniej, cold calling jest fantastyczny do tego żeby nauczyć się samodyscypliny i być naprawdę lepszym sprzedawcą czy menadżerem. Nie chcę przesadzać z lepszym człowiekiem, ale ja tak uważam. Bez pompatyczności. To jest pierwsza rzecz: Zacznij od siebie.

Druga sprawa, zacznij od avatara klienta. Zastanów się do kogo lubisz dzwonić, z kim masz dobre relacje? Z jaką grupą osób, z jakiej branży masz dobry kontakt?

Miałem takiego klienta, gdzie prowadziłem mu szkolenia jeden na jeden. Jego firma sprzedaje oprogramowanie, które kosztuje ponad 50 000 a to tylko bazowy produkt. Okazało się, że jego klientami są wszyscy, którzy digitalizacją umowy. Jako fanatyk energetyki, jego grupą docelową stały się firmy, które mają cokolwiek wspólnego z energetyką. Popatrz, nie chodziło o to, że sprzedaje wszystkim. Tylko on zaczął od energetyki. Dlatego, że dzwoniąc, do tych ludzi jest w stanie z nimi nawiązać jakąkolwiek nić porozumienia. Nawet jeżeli ta rozmowa miałaby nie dotyczyć jego produktów. Ja wiem że obawiacie się straty czasu. Ale z drugiej strony pamiętajmy, że cold calling to nie telemarketing! Kiedy masz 100 numerów i musisz je wszystkie w ciągu dnia obdzwonić.

Tu chodzi o cold calling. O to, żeby wcześniej czuć się dobrze z tym, że będę dzwonić. Mieć do ludzi taką pewność opartą również moimi pomysłami i zasobami, tego kim jestem i mam wiedzę na temat z danej branży. Właściwie to tyle. Skąd brać numery? Z łatwością znajdziesz kontakty z Internetu czy od znajomych. Naprawdę jest mnóstwo możliwości. Mogę ci o nich więcej opowiedzieć na spotkaniu.

Spodobało Ci się wideo z Karolem Bartkowskim?

Obejrzyj drugą część wywiadu: https://youtu.be/sueeYn07e5g

Jak skutecznie zaprojektować IVR/system zapowiedzi głosowych?

Jak skutecznie zaprojektować IVR – system zapowiedzi głosowych?

Pomimo, że IVR (z ang. Interactive Voice Response) jest jednym z najstarszych systemów automatyzacji w call center, ciągle jednak najmniej lubianym przez konsumentów. Dlaczego?

IVR – system zapowiedzi głosowych

Obecnie ponad 90% klientów dzwoniących do contact center, robi to z zamiarem rozmowy z konsultantem. Tymczasem firmy, nadmiernie wykorzystują automatyzację IVR, implementując skomplikowane ścieżki dostępu (tzw. drzewka IVR), w których łatwo się pogubić. Główne powody frustracji klientów to:

– IVR uniemożliwiają opisanie problemu, z którym dzwoni klient
– System zapowiedzi głosowej zmusza klienta do słuchania informacji, którymi nie jest zainteresowany
– Menu głosowe oferuje wybory, które prowadzą donikąd,
– IVR mają zbyt rozbudowane menu, a wybory są opisane zbyt długo

Jak wobec tego znaleźć złoty środek, który zadowoli klientów i jednocześnie obniży koszty?

Zasady projektowania systemu zapowiedzi głosowych,
czyli co powinieneś wiedzieć o IVR

Oto najważniejsze zasady projektowania systemu zapowiedzi głosowych IVR.

1. Zoptymalizuj liczbę opcji wyboru do minimum

Nie ma nic bardziej irytującego dla klienta, niż menu z ogromną listą opcji. Zaleca się, aby menu głosowe, zawierało nie więcej niż 3 lub 4 podstawowe opcje. Tyle wystarczy, aby skrócić czas oczekiwania klienta na dotarcie do właściwego konsultanta. Jeśli dasz swoim dzwoniącym zbyt wiele opcji, mogą paść ofiarą paradoksu wyboru. To oznacza, że nie podejmą oni żadnych decyzji.

Umieść najczęstsze opcje na pierwszych pozycjach. Na przykład, jeśli większość klientów wymaga wsparcia technicznego, ta opcja powinna być na pierwszej pozycji. Jeśli po wsparciu, klienci najczęściej poszukują informacji, wybierz tę opcję jako 2.

Budując drzewo IVR, kolejną ważnym spostrzeżeniem jest to, abyś najpierw wspomniał o opcji, a następnie ją opisał. Na przykład: Naciśnij 1, aby uzyskać wsparcie; Naciśnij 2, w celu złożenia zamówienia.

2. Używaj krótkich i zrozumiałych komunikatów.

Komunikaty powinny być jasne i krótkie. Zadbaj o wyraźne nagranie, głosem z nienaganną dykcją. Zredukuj ilość szumów w tle. Ma to znaczenie, szczególnie w sytuacji, gdy dzwonią starsze osoby, które mają problemy ze zrozumieniem komunikatu lub wciśnięciem prawidłowej funkcji.

3. Włącz interaktywne odpowiedzi głosowe po godzinach

Nawet jeśli Twoja firma jest zamknięta, nadal możesz wykorzystać możliwości, jakie daje menu głosowe. IVR jest ciągle przydatny, do przekazywania automatycznych odpowiedzi np. o godzinach otwarcia, lokalizacjach, saldach kont czy informacjach o wysyłce.

Określ, w jaki sposób obsługiwać połączenia poza godzinami pracy. Jeśli klient zadzwoni w tym czasie twoje interaktywne menu głosowe, musi uprzejmie poinformować go, że konsultanci nie są obecni w danej chwili. Zadbaj, aby system poinformował klienta, w jakich godzinach agenci są dostępni oraz umożliw pozostawienie wiadomości głosowej wraz z danymi kontaktowymi.

4. Nie utrudniaj dostępu do konsultanta

Zdarzają się sytuacje, gdzie sam system zapowiedzi głosowych nie wystarczy. Klient nie jest w stanie otrzymać automatycznej odpowiedzi, dlatego zawsze powinien być informowany, w jaki sposób może uzyskać opcję rozmowy. Następnie, system powinien skierować go do odpowiedniego konsultanta, który zaproponuje skuteczne rozwiązanie.

5. Zaproponuj callback

Bardzo dogodnym wariantem jest tzw. callback, czyli oddzownienie. Wykorzystaj ją w sytuacji, gdy klient wybiera opcję rozmowy z konsultantem, a czas oczekiwania jest długi. Udostępnij wtedy funkcję callback, a dokładnie zamówienie przez klienta oddzwonienia. Dodatkowo, IVR umożliwia opcję pozostawienia wiadomości głosowej.

6. Unikaj ciszy na łączach połączenia

Po długim oczekiwaniu na połączenie, nic tak nie denerwuje i frustruje klienta, jak poczucie, że połączenie zostało przerwane. Kiedy klient, oczekując po drugiej stronie, nie słyszy muzyki lub innych komunikatów, może to odebrać przerwanie lub rozłączenie połączenia.

7. Zbieraj opinie klientów

System IVR jest wykorzystywany jako metoda badania zadowolenia klienta. Więcej sposobów tego pomiaru znajdziesz w artykule: Badanie satysfakcji klienta. Ten interaktywny system zbiera opinie użytkowników. Dołączenie krótkiej ankiety po zakończeniu rozmowy, pomoże zoptymalizować wydajność i jednocześnie poprawić jakość obsługi klienta. Dzięki takiej ankiecie, dowiesz się jak lepiej dostosować system IVR do potrzeb klientów.

Jak wygląda idealny IVR?

Nie ma idealnego, uniwersalnego menu głosowego. W zależności od specyfiki firmy, jej potrzeb czy potrzeb jej klientów, IVR będzie mniej lub bardziej rozbudowany. Dopasuj system do swoich potrzeb. Możliwości jest wiele, interaktywne menu głosowe twojej firmy, może opierać się o tradycyjne rozwiązanie wybierania tonowego lub nowoczesną komunikację wykorzystującą mowę naturalną czy syntezę mowy.

Najważniejsze jest, by system zapowiedzi głosowych był dostosowany do potrzeb klientów i tempa, w którym żyje przeciętny konsument. Najbardziej cenione cechy IVR to przyjazny w obsłudze, dynamiczny, dostosowany do historii dzwoniącego i pozwalający na szybkie załatwienie sprawy czy rozwiązanie problemu.
Potrzebujesz więcej informacji o IVR dopasowanym do potrzeb Twojej firmy? Wypełnij formularz kontaktowy.

PRZYKŁAD

W efekcie badań opinii klientów operator telekomunikacyjny T-Mobile znacząco uprościł drzewo wyboru IVR. Obecnie składa się tylko z 5 opcji. Zlikwidowano również wszystkie dodatkowe komunikaty głosowe. Czas potrzebny na wybór właściwego tematu rozmowy poprzednio wynosił średnio prawie 2,5 minuty. Teraz wystarczy nieco ponad 20 sekund.

system ivr

WEBINAR NA ŻYWO!    Jak podnieść jakość obsługi klienta z AI? (26.03, o 11:00)