Centrala telefoniczna PBX – poznaj jej zalety i wady. Rozważasz zmianę lokalnej centrali telefonicznej na wirtualną? Sprawdź czy to rozwiązanie jest korzystne dla twojej firmy.
Szczególnie polecamy listę dla managera, która pomoże stworzyć kompleksowy system teleinformatyczny w firmie!
☝️Pobierając check listę, zyskujesz dostęp do mailowej serii edukacyjnej ,,Liderzy komunikacji”.
Odwiedź nasz słownik contact center i dowiedz się, co to jest Wirtualna centrala VoIP.
Ewolucja telefonii biznesowej
W dzisiejszych czasach niemal w każdym aspekcie mamy do czynienia z intensywnym rozwojem technologicznym. Pojawiające się innowacje wpłynęły w szczególności na formy komunikacji biznesowej. Początek zmianom dała rewolucja „komórkowa”, która wywołała potrzebną od wielu lat konkurencję na rynku operatorów stacjonarnych. Z kolei pojawienie się protokołu Voice over Internet Protocol (VOIP) wpłynęło na poprawę wydajności i użyteczność złożonych systemów telefonii biznesowej.
W tej chwili coraz częściej stacjonarne call center zastępuje technologia chmurowa – wirtualne PBX. Większość przedsiębiorstw sięga po tę innowację, by połączyć oszczędności z obsługą klienta na miarę XXI wieku. Rozwiązanie to zmienia codzienną organizację pracy w firmie oraz zapewnia szereg dodatkowych usprawnień. Jednak, czy wirtualna centrala jest w stanie zniwelować wszystkie wady i ograniczenia telefonicznych systemów lokalnych? W celu odpowiedzi na to pytanie, warto zapoznać się z zaletami i wadami wirtualnych PBX.
Centrala telefoniczna PBX – zalety systemu w chmurze
Niskie wymagania sprzętowe
Inwestycja w wirtualne PBX wiąże się z niewielkimi nakładami na sprzęt. Systemy te zazwyczaj są kompatybilne z wieloma modelami telefonów stacjonarnych, faksami oraz smartfonami. Brak konieczności zakupu urządzeń sprawia, że wdrożenie telefonii w chmurze staje się niedrogie. Jedyne koszty, które należy ponieść to co miesięczne opłaty abonamentowe. Brak problemów sprzętowych daje możliwość szybkiego uruchomienia wirtualnej centrali. Nie ma potrzeby oczekiwania na dostawę nowych urządzeń, ani też specjalistów, którzy muszą zainstalować i skonfigurować system. Ponadto samo oprogramowanie jest przyjazne dla nowych użytkowników.
Model subskrypcji
Zdecydowana większość chmurowych PBX wykorzystuje model abonamentowy. W zależności od wykupionego pakietu oraz dostawcy, opłacie podlega zryczałtowana miesięczna stawka za użytkownika. W skład abonamentu wchodzi wiele przydatnych funkcjonalności, jak np. kolejkowanie i przekazywanie połączeń czy wideokonferencje. Dostawcy często w ramach zawartej umowy udzielają wsparcia technicznego oraz zajmują się bieżącą konserwacją systemu i infrastruktury.
Pełna integralność z urządzeniami mobilnymi
Korzystanie z urządzeń osobistych w środowisku biznesowym staje się coraz częstszą praktyką. PBX zachowują z nimi pełną kompatybilność, nie wymagają zmiany numerów czy rezygnacji z ich prywatnego użytku. Ponadto aplikacje mobilne posiadają wbudowane funkcje PBX, co pozwala na wykorzystywanie technologii w każdej lokalizacji. Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość wysyłania wewnętrznych wiadomości tekstowych.
Wielowarstwowe bezpieczeństwo fizyczne
Wirtualne centrale PBX w przeciwieństwie do lokalnych systemów nie są narażone na uszkodzenia fizyczne. Więksi dostawcy dysponują rozbudowaną siecią, wzajemnie zabezpieczających się centrów danych. Dostęp do nich zabezpieczony jest poprzez biometryczny system kontroli oraz monitoring wizualny 24/7. Minimalizuje to ryzyko przerwania czy wystąpienia zakłóceń usług.
Rozbudowany system zabezpieczeń danych
Utrata danych to w tej chwili największe ryzyko biznesowe. Jednak posiadacze chmurowych systemów telefonicznych nie muszą mieć powodów do zmartwień. Dostawcy wirtualnych PBX to specjaliści w ochronie przed cyberprzestępcami. Wykorzystują zaawansowane systemy szyfrowania w celu zachowania poufności informacji, jak i wewnętrznej komunikacji firm.
Nieskomplikowana i nietechniczna administracja
Zarządzanie sprzętem oraz oprogramowaniem wspierającym systemy PBX nie należy do skomplikowanych. Do rozwiązania wielu problemów wystarczy zainstalowanie łatek oraz aktualizacji, których dystrybucją zajmuje się personel dostawcy. Do administrowania systemami telefonicznymi opartymi na chmurze nie potrzeba specjalistycznej wiedzy technicznej. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw pracownicy nietechniczni poradzą sobie z utrzymaniem wirtualnych PBX.
Natychmiastowa i nieograniczona praca zdalna
Centrala telefoniczna oparta na technologii chmurowej bezproblemowo integruje się z sieciami komórkowymi, co gwarantuje natychmiastowy zasięg na całym świecie. Zdalni pracownicy, niezależni kontrahenci mogą wykonywać swoje obowiązki bez względu na zajmowaną lokalizację. To ogromna korzyść dla przedsiębiorstw funkcjonujących w rozproszeniu. Potencjalni klienci dzwoniąc nie odczują różnicy, że zostali przełączeni do kogoś, kto pracuje z domu lub nawet w innym kraju.
Wysoka przenośność bez przestojów
Chmurowe PBX nie wymagają instalacji nowego sprzętu oraz zachowują pełną kompatybilnością z urządzeniami mobilnymi, co pozwala na łatwą zmianę lokalizacji biurowych. Przenosząca siedzibę firma nie jest narażona na jakąkolwiek przerwę w działaniu. Dostawcy gwarantują nieprzerwany dostęp do usług, a w trakcie migracji użytkownicy mogą komunikować się ze sobą za pośrednictwem urządzeń mobilnych.
Niedogodności związane z korzystaniem z wirtualnych PBX
Potencjalne wysokie koszty bieżące
Jeśli nie planujesz rewolucyjnych zmian w swojej firmie np. zmiany siedziby czy reorganizacji wewnętrznej komunikacji, to przejście z lokalnej telefonii na chmurową może okazać się nieopłacalne. Wejściowe lub bieżące koszty subskrypcji związane z wirtualnymi PBX mogą przewyższać długoterminowe opłaty związane z lokalnymi centralami. W zależności od wielkości, użycia, wyposażenia oraz innych czynników stacjonarne systemy telefoniczne mogą być nieznacznie tańsze od tych wirtualnych.
Zależne od jakości sygnału internetowego
Centralki oparte na chmurze są uzależnione od lokalnych i bezprzewodowych połączeń internetowych. Jakość usługi wynika z siły posiadanego łącza. Przy słabszym sygnale prowadzenie rozmów głosowych może okazać się trudne lub niemożliwe. Już nie mówiąc o spotkaniach wideo czy przesyłaniu dużej ilości danych przy użyciu faksu internetowego. W przypadku zerwania połączenia internetowego stacje telefoniczne niepodłączone do sieci komórkowych mogą być tymczasowo niedostępne.
Limity w planach abonenckich
Opłaty związane z niektórymi planami taryfowymi mogą niekiedy zaskoczyć. Zanim podpiszemy umowę z dostawcą warto upewnić się czy oferowane są nam nieograniczone minuty połączeń i niskie stawki za rozmowy międzynarodowe. Decydując się na wirtualne PBX należy oszacować swój budżet komunikacyjny w kontekście jego spodziewanego wykorzystania.
Długoterminowe zobowiązania wobec dostawcy
Część dostawców wirtualnych PBX praktykuje zawieranie wieloletnich umów. Jeszcze inni oferują zniżki w zamian za opłatę roczną abonamentu. W obu przypadkach istnieje obowiązek lub zachęta do pozostania lojalnym. Zwracając uwagę na szybko postępujące zmiany technologiczne zwiększa się ryzyko utknięcia na kilka lat z usługami niskiej jakości. Nie zmienia to faktu, że dostawcę chmurowych systemów technologicznych łatwiej zmienić niż sprzedawców lokalnych.
W jaki sposób przejść na wirtualne PBX?
Centrala chmurowa nie wymaga instalowania nowych urządzeń w firmowym biurze. Technologia ta pozwala zaaranżować call center przy zachowaniu jednego numeru, ale z różną ilością linii. Wirtualne PBX to sposób na osiągnięcie lepszych wyników biznesowych oraz poprawę efektywności całej firmy.
Zanim jednak zainwestujesz w centralę nowej generacji warto ją dopasować do swoich potrzeb. Weź pod uwagę swoje zasoby sprzętowe, liczbę użytkowników, ich kwalifikacje oraz potrzeby. Sprawdź jakie funkcje będą szczególnie przydatne dla twojego biznesu. O tym, co warto wiedzieć wdrażając wirtualne PBX dowiesz się czytając jeden z naszych wcześniejszych artykułów.
Lista Zadań dla Menedżerów
W dobie cyfryzacji i rosnącej konkurencji, wybór właściwego, kompleksowego systemu teleinformatycznego do obsługi klientów i komunikacji wewnątrz firmy jest kluczowy. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla Twojej organizacji. Pobierz check listę – Jak przygotować się do wyboru oprogramowania call center? 👇👇👇
