W oczach klientów obsługa linii telefonicznej to oznaka profesjonalizmu. Nowoczesna centrala telefoniczna jest opłacalna z powodów wizerunkowych i praktycznych.
Z tego wpisu dowiesz się:
- jakie są zalety posiadania centrali telefonicznej
- jak zarządzać usługami telekomunikacyjnymi i rozmowami bez specjalistycznej wiedzy
- jak obsługiwać klienta z dowolnego miejsca na świecie
- jaką rolę w obsłudze linii telefonicznej odgrywa kolejkowanie i komunikaty głosowe IVR
Zalety posiadania centrali telefonicznej
Nowoczesna centrala telefoniczna ułatwia zarządzanie komunikacją, która jest połączona w jedną spójną sieć. Firmy dysponujące centralką uważane są za bardziej rzetelne, solidne. To nie tylko sposób na nawiązywanie czy odbieranie połączeń. Pozwala zoptymalizować i zautomatyzować wiele procesów w firmie. Centrala telefoniczna to m.in. możliwość przełączania rozmów między telefonami wewnętrznymi, realizacja tanich połączeń w ramach przedsiębiorstwa oraz wiele opcji dodatkowych.
Dziś za nowoczesną linię telefoniczną uważa się tę opartą o technologię VOIP, która jest obecnie standardem światowym jako sieć do przesyłania głosu. Pozwala wykonywać połączenia bezpośrednio z baz CRM czy stosować różnorodne algorytmy, jak np. przekierowywanie dzwoniącego do wolnego konsultanta. Nowoczesna centrala telefoniczna w ramach VOIP w tej chwili dystansuje telefonię tradycyjną. Wszystko za sprawą wykorzystywania łączy internetowych zwiększających jakość i niezawodność prowadzonych rozmów.
Zarządzanie usługami telekomunikacyjnymi i rozmowami bez specjalistycznej wiedzy
Wirtualna nowoczesna centrala telefoniczna wypiera swoje analogowe odpowiedniki z racji elastyczności wdrożenia i rozbudowy. Jest w pełni dopasowana do potrzeb dynamicznie rozwijającego się środowiska biznesowego. Przede wszystkim charakteryzuje się niskim progiem inwestycji, dlatego pozwala skupić się niemal natychmiast na sprzedaży i obsłudze klienta przez telefon. Wirtualna telefonia to rozwiązanie chmurowe, które nie wymaga zaawansowanej wiedzy na temat zarządzania.
To również mniejsze koszty utrzymania centrali. W tym przypadku nie mamy do czynienia z instalacją sprzętu, jego utrzymaniem, serwisowaniem oraz wsparciem technicznym. Opłacać wystarczy wtedy tylko abonament. Łatwiejsza konfiguracja, która odbywa się przez panel internetowy może być wykonywana w sposób zdalny. Wszelkie wsparcie można otrzymać za pośrednictwem telefonu, e-mail, chatu z administratorem, od którego wykupiliśmy usługę.
Korzystaj ze stacjonarnych numerów telefonicznych z dowolnego miejsca na świecie
Jedną z największych zalet telefonii VOIP jest możliwość udostępniania wirtualnych stacjonarnych numerów telefonicznych niezależnie od lokalizacji. Dzięki temu, nowoczesna centrala telefoniczna pozwala korzystać nawet z tych zagranicznych. To duża swoboda dopasowania do klientów. Wybór strefy numeracyjnej zwiększa szanse na zyskanie zaufania odbiorców. Prędzej odbiorą połączenie od numerów ze znanym im prefiksem.
Nowoczesna centrala telefoniczna umożliwia pracę konsultantów z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy, że agent ma dostęp do Internetu. To duży walor w kontekście wzrostu popularności pracy hybrydowej lub całkowicie zdalnej. Konsultant nie jest zobligowany do pracy przy wyznaczonym stanowisku – nie musi być podłączony do stacjonarnej sieci. To większy komfort dla pracownika, co zwiększa jego dyspozycyjność nawet w przypadku zdarzeń losowych.
Kolejkowanie i komunikaty głosowe IVR
Szeroki wachlarz możliwości centrali VOIP nie kończy się na tym, ponieważ na szczególną uwagę zasługuje IVR, który obecnie stosowany jest niemal jako standard. Pomaga skierować klienta bezpośrednio do działu, konsultanta, który będzie w stanie mu pomóc. Tonowe menu wyboru w praktyce jest serią komunikatów kryjących się pod określonymi numerami. Dzwoniący wybierając je w odpowiedniej kolejności, skontaktuje się z osobą rekomendowaną do rodzaju jego sprawy.
Kolejną funkcją godną uwagi jest kolejkowanie połączeń. Za jej sprawą klienci nie usłyszą sygnału zajętości. Nowoczesna centrala telefoniczna gwarantuje, że do konsultanta zajętego w danym momencie rozmową z innym interesantem zacznie tworzyć się kolejka. W trakcie oczekiwania dzwoniący może przysłuchiwać się odtwarzanej muzyce, komunikatom promocyjnym. Czekając na połączenie zostanie też poinformowany o zajmowanym miejscu w kolejce do rozmowy.
To tylko kilka z proponowanych rozwiązań jakie niesie ze sobą nowoczesna centrala telefoniczna. Warto wspomnieć, że daje możliwość integracji z wieloma systemami CRM, dlatego dzięki niej jeszcze efektywniej można zarządzać relacjami z klientami. Wszelkie statystyki są dostępne w spersonalizowanych raportach, billingach. Dane te można wyeksportować do pliku CSV. Posłużą jako materiał do wyboru strategii dzwonienia kolejek np. prezentując wykaz konsultantów, którzy najczęściej prowadzą rozmowy. Nowoczesna centrala telefoniczna to wachlarz możliwości usprawniający zarządzanie połączeniami w każdym biznesie.
Czytaj także:
Jaką centralę telefoniczną wybrać do prowadzenia współczesnego biznesu?
Wdrożenie nowoczesnej telefonii VOIP w firmie – o czym warto wiedzieć?
Obejrzyj webinar:
Wirtualna centrala od kuchni. Funkcje, zasady działania, systemowe tipy
