Jak system contact center optymalizuje sprzedaż i wynajem urządzeń

Branża sprzedaży i wynajmu urządzeń stoi przed wyzwaniami, takimi jak trudności w mierzeniu efektywności kampanii marketingowych i konwersji sprzedaży. Systemy contact center mogą oferować rozwiązania tych problemów, poprawiając obsługę klienta i optymalizując działania marketingowe.

Spis treści

Zachęcamy do przejścia z nami od teorii do praktyki i pobrania check listy: Jak poprawić obsługę klienta w branży sprzedaży i wynajmu urządzeń

☝️Pobierając check listę, zyskujesz dostęp do mailowej serii edukacyjnej ,,Liderzy komunikacji”.

Wyzwania w branży sprzedaży i wynajmu

Branża sprzedaży i wynajmu urządzeń stoi obecnie przed szeregiem wyzwań, które wymagają nowoczesnych i elastycznych rozwiązań do efektywnego zarządzania relacjami z klientami i operacjami biznesowymi. W jakich warunkach działają przedsiębiorcy tej branży?

Rynek pełen wyzwań

Współczesny rynek sprzedaży i wynajmu urządzeń charakteryzuje się dużą konkurencją, szybkimi zmianami technologicznymi oraz rosnącymi oczekiwaniami klientów odnośnie jakości obsługi i elastyczności usług. Przedsiębiorstwa w branży muszą nie tylko efektywnie zarządzać swoimi zasobami, ale także szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynku oraz utrzymywać wysoki poziom satysfakcji klientów.

Zmieniające się oczekiwania klientów

Klienci dzisiejszego rynku są bardziej wymagający niż kiedykolwiek. Oczekują nie tylko konkurencyjnych cen, ale także wysokiej jakości obsługi, szybkiej odpowiedzi na zapytania oraz elastyczności w warunkach wynajmu czy zakupu. Dodatkowo, coraz częściej poszukują oni dostawców, którzy mogą zaoferować kompleksowe rozwiązania, a nie tylko pojedyncze produkty. W odpowiedzi na te oczekiwania, firmy muszą wdrażać nowoczesne narzędzia, które umożliwiają lepszą komunikację z klientami i szybsze dostosowywanie się do ich zmieniających się potrzeb.

Zarządzanie zasobami i efektywność operacyjna

Kluczowym wyzwaniem dla firm działających w branży sprzedaży i wynajmu jest również zarządzanie zasobami. Zapewnienie, żeby odpowiednie urządzenia były dostępne w odpowiednim czasie i miejscu, wymaga skomplikowanej logistyki i planowania. Firmy muszą także skutecznie zarządzać serwisowaniem i utrzymaniem urządzeń, aby zagwarantować ich niezawodność i gotowość do użycia. W tym kontekście, efektywność operacyjna staje się kluczowa, aby utrzymać rentowność i konkurencyjność na rynku.

Konieczność adaptacji do nowych technologii

Ostatnim, ale nie mniej ważnym wyzwaniem jest potrzeba ciągłej adaptacji do nowych technologii. Branża ta musi nieustannie inwestować w nowoczesne rozwiązania, aby sprostać oczekiwaniom rynku i utrzymać konkurencyjność. Wprowadzenie nowych technologii w obszarze obsługi klienta, takich jak systemy contact center, pozwala na lepsze zarządzanie relacjami z klientami, optymalizację procesów wewnętrznych i w konsekwencji – na zwiększenie efektywności całej organizacji.

Śledzenie konwersji i mierzenie skuteczności kampanii

Wiele firm boryka się z problemem braku możliwości skutecznego mierzenia konwersji i efektywności prowadzonych kampanii marketingowych. Oprogramowanie contact center umożliwia śledzenie wszystkich interakcji z klientami – czy to przez telefon, e-mail, czat na stronie internetowej czy media społecznościowe. Te informacje są kluczowe do analizy skuteczności kampanii i pomagają w lepszym zrozumieniu zachowań klientów. Przykładowo, system Systell Contact Center oferuje możliwość badania przebiegu pracy konsultantów, zarówno pod kątem wykorzystania czasu, jak i skuteczności prowadzonych rozmów lub rozwiązywanych spraw, a także pod względem jakości interakcji z klientami oraz badania poziomu zadowolenia klienta.

Dzięki gromadzeniu i analizowaniu danych z różnych kanałów komunikacji, firmy mogą nie tylko ocenić, które kampanie generują najwięcej zapytań i sprzedaży, ale także zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Na przykład, analiza danych może wykazać, że określone wiadomości e-mail mają wyższą stopę otwarć, ale niższą konwersję, co może sugerować potrzebę zmiany treści lub oferty. Ponadto, integracja danych z systemu contact center z innymi narzędziami, takimi jak CRM czy analityka internetowa, pozwala na jeszcze głębsze zrozumienie klienta i jego ścieżki zakupowej. Dzięki temu firmy mogą dokładnie dostosować swoje strategie marketingowe, aby lepiej docierać do potencjalnych klientów i efektywniej konwertować zainteresowanie na sprzedaż.

Zwiększanie świadomości o skuteczności marketingu

Współczesne firmy sprzedaży i wynajmu urządzeń stają przed wyzwaniem nie tylko przeprowadzania skutecznych kampanii marketingowych, ale także rozumienia ich rzeczywistego wpływu na wyniki sprzedażowe. W branży, gdzie decyzje zakupowe są często złożone i wieloetapowe, kluczowe staje się głębokie zrozumienie, które działania marketingowe faktycznie przekładają się na zainteresowanie klientów i finalne transakcje. System contact center dostarcza cennych danych pozwalających na analizę i ocenę skuteczności poszczególnych kampanii. Dzięki integracji z innymi systemami, takimi jak narzędzia CRM czy platformy analityczne, firmy mogą dokładnie śledzić, jak kampanie wpływają na zachowania klientów, od pierwszego kontaktu aż po finalizację zakupu.

Komunikacja omnichannel dla lepszej sprzedaży

W dobie cyfryzacji, gdzie klienci korzystają z różnorodnych kanałów komunikacji, podejście omnichannel jest niezbędne dla każdej firmy dążącej do zwiększenia sprzedaży i poprawy obsługi klienta. Branża sprzedaży i wynajmu urządzeń, wymagająca intensywnej i skutecznej komunikacji z klientami, nie jest tu wyjątkiem. Systemy contact center oferujące integrację omnichannel umożliwiają firmom tworzenie spójnego i efektywnego przepływu komunikacji między różnymi kanałami – od telefonu, poprzez e-mail, czat internetowy, aż po media społecznościowe. To holistyczne podejście zapewnia, że niezależnie od tego, gdzie i jak klient zdecyduje się skontaktować z firmą, otrzyma on jednorodną, wysokiej jakości obsługę.

Kluczowym aspektem omnichannel jest zdolność do śledzenia interakcji klienta na każdym kroku jego podróży – od pierwszego zainteresowania, przez proces zakupu, aż po obsługę posprzedażową. Dzięki temu firmy mogą lepiej zrozumieć potrzeby i preferencje swoich klientów, co umożliwia im personalizację komunikacji i ofert. Na przykład, klient, który wcześniej zadał pytanie dotyczące konkretnego modelu maszyny budowlanej poprzez czat na stronie internetowej, otrzymując później spersonalizowany e-mail z dodatkowymi informacjami i propozycją specjalnej oferty, poczuje, że jego potrzeby są dokładnie rozumiane i cenione. Taka personalizacja nie tylko zwiększa szanse na sprzedaż, ale również buduje długotrwałe relacje z klientami, co jest szczególnie ważne w branży, gdzie lojalność i zaufanie są kluczowe.

Wprowadzenie systemu contact center z funkcjami omnichannel jest więc nie tylko odpowiedzią na rosnące oczekiwania klientów wobec nowoczesnej obsługi, ale również strategicznym posunięciem, które może znacząco wpłynąć na zwiększenie sprzedaży, poprawę jakości obsługi i wzmocnienie pozycji rynkowej firmy.

Bezpieczeństwo danych zgodnie z RODO

W dzisiejszych czasach, bezpieczeństwo danych klientów zgodnie z RODO to kluczowy aspekt każdej działalności. Zaawansowane systemy contact center zapewniają bezpieczne przechowywanie danych klientów, co jest niezbędne dla zachowania zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. To daje firmom pewność, że ich działania są zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Przewaga konkurencyjna dzięki Contact Center

Wdrożenie zaawansowanego systemu contact center w branży sprzedaży i wynajmu urządzeń jest kluczowe dla budowania przewagi konkurencyjnej, poprzez oferowanie spersonalizowanej i efektywnej obsługi klienta. Automatyzacja procesów i lepsza analiza danych zwiększają efektywność operacyjną firmy, pozwalając szybciej reagować na potrzeby rynku. Dzięki temu firmy mogą nie tylko zwiększyć lojalność klientów, ale także usprawnić swoje strategiczne planowanie i decyzje biznesowe. System contact center staje się zatem nie tylko narzędziem do obsługi klienta, ale kluczowym elementem wspierającym wzrost i rozwój firmy.

Pobierz check listę

Odkryj klucz do skutecznej komunikacji w Twojej firmie z naszą nową listą kontrolną! Kliknij tutaj, aby pobrać i zacząć kształtować lepsze relacje z pacjentami już dziś.

☝️Pobierając check listę, zyskujesz dostęp do mailowej serii edukacyjnej ,,Liderzy komunikacji”.

Jak stworzyć call center? Sprawdzone sposoby na założenie biura obsługi

Wybór sprzętu, ustalenie modelu działania i kwestii organizacyjnych to zadania stojące przed menadżerem, który planuje stworzyć call center. Jak zorganizować zespół sprzedaży i obsługi klientów?

Ustalenie głównych celów biznesowych firmy

Dla jakich firm korzystne jest tworzenie call center? To pytanie często stawiają sobie właściciele przedsiębiorstw, których działalność wymaga intensyfikacji obsługi klientów i sprzedaży im produktów lub usług. Call center wiąże się z koniecznością zatrudnienia kilku pracowników do nowego zespołu, lecz koszt ten to inwestycja w możliwość kontaktu z dużą liczbą klientów w krótkim czasie. Ich stała obsługa może zaprocentować zwiększeniem sprzedaży, ale także zdobyciem lojalności wśród odbiorców.

Z tego powodu, aby stworzyć call center skuteczne i wydajne, kluczowym wyzwaniem jest ustalenie głównych celów biznesowych, zadań zespołu konsultantów. Istnieje możliwość stworzenia infolinii przychodzącej – inbound. W jej ramach można zorganizować biuro obsługi klienta, telefonicznie przyjmować zamówienia oraz obsługiwać reklamacje. Inne zadania stawia się przed call center wychodzącym – outbound. W tym przypadku możliwe jest prowadzenie badań ankietowych, kampanii telesprzedażowych, umawianie spotkań, generowanie leadów czy podtrzymywanie kontaktu z odbiorcami. Za sprawą dynamicznego postępu technologicznego wiele zespołów call center stawia na call blending łącząc te wspomniane strategie.

Wyznaczenie budżetu i ustawienie wskaźników efektywności call center

Tworzenie call center musi iść w parze z jego rentownością. Koszt stworzenia takiego zespołu nie może przekraczać spodziewanych przychodów. W związku z tym należy oszacować budżet i wymagania kadrowe zgodne z założonymi celami biznesowymi. Ustalenie parametrów minimalnych i maksymalnych wydatków do dyspozycji pozwoli określić możliwości inwestycyjne na wyposażenie biura i technologie. Niezmiernie ważne jest rozróżnienie początkowych kosztów od bieżących wydatków operacyjnych. Warto określić najważniejsze wskaźniki call center – KPI. Umożliwiają śledzenie rentowności zespołu i konsekwentne budowanie sprzedaży. Każdy z tych wskaźników musi być sprecyzowany, mierzalny, atrakcyjny, realistyczny i terminowy – SMART. Konkretne zadania do wykonania, oparte na jasnych danych i datach ich realizacji staną się motywacją oraz celem pracujących w call center konsultantów.

Dopasowanie technicznych warunków systemu i sprzętu

Narzędzi do pracy powinno być jak najmniej, ale funkcji – jak najwięcej. To ważne, gdy planujemy stworzyć call center. W tym przypadku należy dopasować technologię do specyfiki pracy agentów biura obsługi. Jaki powinien być program do call center? Wymienia się cztery typy rozwiązań dla centrum obsługi telefonicznej – lokalne, hostowane, oparte na chmurze i na przeglądarce. Każde z nich różni się kosztem, modelem wdrażania, konserwacją, jak i skalowalnością oraz solidnością.

Wybór oprogramowania do call center

Zanim zdecydujemy się na wybór dostawcy, ważna jest identyfikacja odpowiedniego typu oprogramowania. Rozwiązania oparte na chmurze i przeglądarce na ogół można szybko wdrożyć, dzięki czemu są najbardziej opłacalne. Nie wymagają też sporych nakładów na sprzęt. Konsultanci mają też możliwość pracy w trybie home office. Oprogramowanie call center powinno być przy tym wydajne, płynne w działaniu i zintegrowane z każdym systemami wykorzystywanymi w firmie. Zgodnie z obecnymi standardami musi zawierać w sobie takie pożądane funkcjonalności jak: pojedynczy widok klienta czy IVR.

jakie oprogramowanie do call center wybrać?

Budowa zespołu i jego szkolenie

Kompletny dział call center powinien składać się z agentów specjalizujących się w obsłudze produktów, pomocy technicznej i innych elementów obsługi klienta. Tworzenie call center to także zatrudnienie menadżera nadzorującego wszystkie operacje zespołu. Będzie on stał na straży przestrzegania wewnętrznych zasad i procedur. W zależności od wielkości biura obsługi można pomyśleć o zrekrutowaniu analityka, który będzie bacznie śledził raporty i osiągane wyniki. Z kolei zatrudnieni trenerzy na podstawie uzyskiwanych wyników określą plany szkoleniowe. Wewnętrzne szkolenia mogą dotyczyć zwiększania umiejętności komunikacyjnych, rozwiązywania problemów w celu uzyskania pożądanych standardów dzwonienia. Niezwykle przydatnym rozwiązaniem dla zespołów call center jest wallboard.

Ta wirtualna tablica pozwala na szybkie monitorowanie wyników w czasie rzeczywistym. To niezwykle ważne, ponieważ zapewnia utrzymanie stałego poziomu obsługi. Ułatwia też podejmowanie decyzji przez menadżerów i trenerów w zakresie zapotrzebowanie na szkolenia dla agentów. Kontrolowanie efektów w taki sposób pozwala oceniać pracowników, jak i mierzyć poziom zadowolenia klientów. Poznanie dobrych praktyk i skuteczna ocena jakości sprawi, że tworzenie call center w ogólnym rozrachunku stanie się trafną inwestycją.

Przeczytaj też:

Program call center: co sprawdzić przed wyborem oprogramowania dla działu wsparcia technicznego?

Jak stworzyć system call center dla poradni lekarza rodzinnego?

Czy oprogramowanie do obsługi pacjenta jest potrzebne? Dziś mamy już Profile Zaufane, mObywatela i e-recepty. Blisko 700 000 pacjentów ma już Internetowe Konto Pacjenta (IKP). Nasza codzienność, także w zakresie opieki medycznej, przechodzi ze świata offline do online. Szczególnie w dobie coronavirusa, gdy wiele spraw możemy, a nawet musimy załatwiać z naszym lekarzem pierwszego kontaktu z przychodni rodzinnej telefonicznie lub mailowo.

Jak zorganizować nowoczesną przychodnię?

Aby nadążyć za zmieniającą się rzeczywistością i poprawiać jakość obsługi Klienta w XXI wieku, jednym z podstawowych narzędzi w codziennej pracy z pacjentami w każdej placówce medycznej staje się profesjonalny system call center dla przychodni i gabinetów lekarskich. Centrala analogowa nie wystarczy. Konkurencja wśród publicznych i prywatnych placówek służby zdrowia nie śpi. Cyfrowa świadomość i oczekiwania Pacjentów rosną. Jeśli nie możesz dodzwonić się do swojego lekarza, a ten na dodatek nie oddzwania, zaczynasz szukać innego. Jak stworzyć taki system w Twojej placówce, który zwiększy ilość Pacjentów i poprawi statystyki obsługi Klienta?

Czego oczekują Pacjenci?

Pacjenci placówek medycznych to szczególny rodzaj Klientów, a nie petentów, o których lojalność i zaufanie menedżerowie przychodni i szpitali powinni dbać każdego dnia. Szczególnie w wypadku placówek prywatnych. Jakość obsługi Pacjenta, maksymalnie możliwie łatwy kontakt z rejestracją medyczną, najlepsi lekarze, otwarci na potrzeby i słuchający Pacjentów, z którymi możemy także konsultować się online, duża dawka empatii, troski i ludzkiej życzliwości – jeśli mamy to wszystko, grono naszych stałych, wiernych Pacjentów będzie rosnąć.

Na co narzekają Pacjenci?

Przede wszystkim na możliwość dodzwonienia się do placówki medycznej. Telerejestracji. Lub jej braku. Narzeka na to 65% Polaków. Pracy na recepcji jest coraz więcej, dokumentacja i obsługa Klienta pochłania dużo czasu, a ilość pracowników jest ograniczona. Nagle w rejestracji medycznej w Twojej przychodni pojawia się chaos. Przez te niedociągnięcia spada wskaźnik docieralności pacjentów na wizyty do lekarza i pozytywna ocena placówki. Okazuje się, że pacjentów jest coraz mniej. Jak temu zapobiec? Jak zadbać o to, aby Pacjent powrócił właśnie do Twojej placówki medycznej? Odpowiedź jest prosta: wdrożyć odpowiednie narzędzia telemedyczne, czyli system call center dla przychodni i gabinetów lekarskich (np. medycyny estetycznej, stomatologii czy rehabilitacji).

Co to jest contact center w przychodni?

Dziś Pacjenci chcą komunikować się z rodzinnymi placówkami medycznymi różnymi kanałami. Telefonicznie, mailowo, poprzez aplikacje mobilne, SMS’y, chatboty, voiceboty, social media, komunikatory internetowe (np. Messenger, WhatsApp, Skype), czat na żywo, wideo porady. Wbrew powszechnym praktykom korzystania przede wszystkim z telefonicznej drogi kontaktu z przychodnią warto otworzyć się na nowoczesne formy komunikacji, szczególnie, jeśli chcielibyśmy nawiązać trwałe relacje z Pacjentami z pokoleń X, Y i Z. Te wszystkie kanały komunikacji można o wiele łatwiej opanować dzięki sprawnemu contact center online dla placówek medycznych i klinik. To właśnie specjalnie przygotowane dla branży medycznej oprogramowanie do obsługi pacjenta daje maksimum praktycznych możliwości. Na jednym pulpicie możesz gromadzić i reagować na wszelkie napływające do przychodni zapytania i wiadomości. Mniej angażująca i wymagająca, a skuteczniejsza praca rejestracji medycznej? Bardzo proszę!

Po co Ci system call center dla przychodni?

  • Lepsza komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
  • Usprawnienie organizacji pracy BOK i poprawa jakości obsługi Pacjenta
  • Monitorowanie poziomu obsługi Klienta i analizowanie KPI dla BOK
  • Mniej utraconych połączeń telefonicznych i wiadomości dzięki telemedycynie
  • Wyższy wskaźnik docieralności Pacjentów na wizyty
  • Odciążenie Pracowników rejestracji przy zachowaniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych Twoich pacjentów: Pacjenci mogą automatycznie umówić transport medyczny, zarezerwować termin wizyty lub sprawdzić, czy ich wyniki badań są już dostępne, bez kontaktu z konsultantem przez autoryzowane, dedykowane Twojej placówce narzędzie online, a nie np. poprzez serwisy zewnętrzne (takie jak ZnanyLekarz.pl)
  • Automatyzacja procesu obsługi Klienta
  • Lepsze wyniki finansowe firmy medycznej

Przepis na idealne oprogramowanie do obsługi pacjenta – call center w przychodni w 4 krokach

Jak stworzyć skuteczny system call center w Twojej przychodni, który stanie się sercem komunikacji Twojej firmy? Oto nasz przepis na sukces w 4 prostych krokach.

  1. Analiza i audyt ruchu telefonicznego, wizyt w placówce i użytkowników na stronie WWW i w social media placówki medycznej. Stworzenie systemu teleporad.
  2. Reorganizacja pracy działu rejestracji medycznej i przydzielenie konkretnych, jednego lub kilku, Pracowników przychodni tylko do obsługi połączeń telefonicznych i wszelkich innych kanałów komunikacji z przychodnią.
  3. Szybkie łącza internetowe.
  4. Wybór odpowiedniego systemu call center i wsparcie konsultingowe producenta oprogramowania.

Zapraszamy do kontaktu pomożemy w realizacji Twoich biznesowych celów.

demo systemu dla przychodni

Nagrywanie połączeń telefonicznych – najlepszy sposób na zwiększenie skuteczności pracy call center

Nagrywanie połączeń, to jeden z najlepszych wynalazków w branży call center.

Od zawsze organizacje poszukiwały różnych możliwości ograniczenia kosztów działalności call center bez obniżenia jakości obsługi i utraty klientów. Firmowi analitycy porównują wyniki, robią benchmarki z konkurencją, szukają najlepszych praktyk. Efektywność działania contact center można poprawić wprowadzając różne innowacje czy zmieniając procesy i procedury, ale ważnym czynnikiem wpływającym na skuteczność obsługi klienta i sprzedaży jest obserwowanie pracowników pierwszej linii „frontu” – tych, którzy mają bezpośredni kontakt z klientem.

Z pomocą przychodzi nam oprogramowanie do nagrywania połączeń, które wspiera firmy w pozyskiwaniu wielu istotnych informacji wykorzystywanych w poprawie efektywności call center. Nagrywanie rozmów pomaga w identyfikacji mocnych i słabych stron w procesie obsługi klienta, w mierzeniu skuteczności połączeń z klientami, szkoleniu pracowników i ulepszaniu strategii sprzedaży. Wdrożenie funkcji nagrywania połączeń pomoże zwiększyć oczekiwania klientów i poprawić produktywność agentów.

Zobacz jaki system odpowiada za nagrywanie połączeń – Korzyści wirtualnej centrali VoIP

Mając nagrywanie połączeń możemy:

  • ocenić i poprawić jakość obsługi klienta,
  • zidentyfikować potrzeby coachingu i szkolenia agentów,
  • śledzić zarówno wydajność, jak i jakość.

Sprawdzić, czy:

  • konsultant przestrzegał wytycznych i procedur,
  • konsultant spełnił regulacje prawne dotyczące sprzedaży i obowiązku informacyjnego,
  • transakcje sprzedaży zostały zrealizowane prawidłowo i bezpiecznie,
  • problemy klientów zostały zrozumiane i rozwiązane.

Skuteczność szkoleń

Należy pamiętać, że nagrywanie rozmów to nie tylko kontrola pracy agentów, ale również to pierwszy krok w kierunku pomocy im w pracy. Dzięki nagrywaniu i analizie rozmów pracownicy otrzymują informacje zwrotne, jak postępować z klientami. Daje to możliwość pomocy w poprawie etykiety telefonicznej i zwiększenia umiejętności komunikacyjnych. Monitorując połączenia, menedżerowie mogą udzielać pracownikom skutecznych wskazówek dotyczących sprzedaży, a także uczyć ich, jak oferować lepszą obsługę klienta i wsparcie.

Satysfakcja konsumenta

Każda rozmowa telefoniczna z klientem daje możliwość rozwoju firmy. Dzięki funkcji nagrywania połączeń firmy mogą lepiej zrozumieć potrzeby swoich klientów. Słuchając połączeń można zidentyfikować, gdzie coś poszło nie tak. Dzięki ciągłemu konsekwentnemu monitoringowi rozmów firmy wdrażają lepsze praktyki obsługi klienta wśród swoich pracowników i zwiększają zadowolenie klientów.

Analiza historii połączeń

Analiza historii połączeń – częstotliwość i długość połączeń, lokalizacja, historia połączeń i wszelkie inne informacje wyodrębnione z bazy danych zarejestrowanych połączeń – pomogą lepiej zrozumieć przyczyny kontaktu klientów i opracować bardziej efektywny proces obsługi i sprzedaży. Nagrywanie rozmów to nie tylko odsłuchiwanie nagrań, ale także zestaw raportów. Zobacz szczegóły tutaj.


system contact center

Kontrola zgodności z przepisami

Funkcja nagrywania połączeń umożliwia firmom przestrzeganie wytycznych prawnych, branżowych i wytycznych dotyczących zgodności z poziomem usług. Pomaga firmom w rozwiązywaniu sporów i walce z procesami niezadowolonych klientów.

Efektywniejsze działania marketingowe

Odsłuchiwanie nagranych połączeń z klientami pozwoli dowiedzieć się więcej o ich preferencjach. Ponadto analizować czy prowadzone kampanie marketingowe są wystarczająco skuteczne w przyciąganiu i utrzymywaniu klientów. Rozmowy z klientami pozwolą zidentyfikować słabe punkty kampanii i wprowadzić zmiany oszczędzające czas i pieniądze. Wszystko to pozwoli wygenerować większy zwrot z inwestycji w promocję.

Informacja o nagrywaniu

Należy pamiętać, że nagrywanie rozmowy wymaga uprzedniego poinformowania klienta o takim fakcie. Informacja taka może być przekazana w formie oświadczenia agenta lub nagranego na IVR komunikatu. Powinna również zawierać informację o możliwości odmowy zgody na nagrywanie przeprowadzanej rozmowy telefonicznej. Klienta ma prawo do cofnięcia wcześniej udzielonych zgód. W tym przypadku administrator danych jest zobowiązany do usunięcia nagrań z rozmowami z danym klientem.

Każda firma, która ma codzienne kontakty z klientami, absolutnie potrzebuje nagrywania połączeń. To proste narzędzie stało się kolejną standardową funkcją występującą w większości rozwiązań VoIP dla firm. Dzięki możliwości hostowania plików przez dostawców technologii nagrywanie rozmów stało się niedrogie i łatwe w zarządzaniu nawet dla najmniejszych zespołów.

Niezależnie od tego, czy firma chce poprawić jakość obsługi klienta, wdrożyć efektywne szkolenie agentów, zapewnić zgodność z normami i z prawem czy może chronić się przed potencjalnymi sporami prawnymi, rejestrowanie połączeń jest niezwykle cennym narzędziem.


system contact center

Jak wybrać oprogramowanie call center?

Wybierając oprogramowanie call center, zastanów się, jaki typ oprogramowania zaspokoi potrzeby biznesowe Twojej firmy. Czy zadania, które realizuje Twój zespół wymagają, aby było to bardzo zaawansowane oprogramowanie do call center? Czy w systemach, które znasz są takie funkcje, z których bez trudu możesz zrezygnować?

Przed Tobą także odpowiedź na pytanie, czy Twoja firma osiągnęła już stabilność, czy będzie się nadal rozwijać? A co za tym idzie, czy będziesz w przyszłości rozbudowywać system. I jeszcze jedna myśl na wstępie – poprzez wybór odpowiedniej technologii, nie tylko zapewniasz firmie najlepsze oprogramowanie call center, ale też podnosisz jakość obsługi klienta. I to powinien być główny kontekst Twoich decyzji. Sprawdźmy zatem, jak wybrać program do call center, mając przed sobą rozmaite perspektywy.

Z wpisu dowiesz się:

Zachęcamy do przejścia z nami od teorii do praktyki i pobrania listy: Check lista skutecznego menedżera

☝️Pobierając check listę, zyskujesz dostęp do mailowej serii edukacyjnej ,,Liderzy komunikacji”.

Jak przygotować się do wyboru oprogramowania call center?

W każdej firmie przychodzi taki czas, że z aktualnym systemem do obsługi klientów nie można już rozwinąć swojej działalności. Wtedy zapadają decyzje o unowocześnieniu posiadanej infrastruktury.

Tu rodzi się jedno z pierwszych istotnych pytań. Czy posiadane oprogramowanie call center jest przestarzałe i należy je w całości wymienić na nowe? Czy może konieczna jest tylko wymiana niektórych elementów systemu, by stworzyć nowoczesne, wielokanałowe oprogramowanie call center? Aby trafnie wybrać opcję, warto wesprzeć się zdaniem profesjonalistów, którzy mają pełną wiedzę na temat najnowszych rozwiązań i możliwości call center.

Drugą ważną kwestią jest wypracowanie metody poszukiwania call center idealnego dla własnej firmy. Przy wyborze oprogramowania, warto kierować się nie tylko ceną czy dostępnymi funkcjonalnościami, ale również wygodą i łatwością w obsłudze panelu. Szybkość i intuicyjność obsługi systemu jest niezwykle ważna, zwłaszcza, gdy firma planuje skrócić czas obsługi, a przez to zapewnić lepsze doświadczenia klienta.

jakie oprogramowanie do call center wybrać?

Co należy brać pod uwagę wybierając program call center? Rodzaje oprogramowania do call center. Dokładnie rozważ, jaki typ oprogramowania jest odpowiedni do Twoich potrzeb biznesowych. Znacznie zawęzisz pole potencjalnych opcji. Pamiętaj, że różnią się one kosztami wdrożenia czy intuicyjnością użytkowania. Wybierając program call center, kieruj się wygodą i łatwością w obsłudze panelu – dla lepszych doświadczeń klienta. Przeczytaj więcej o Customer Experience.

Jakie są rodzaje systemów dostępnych na rynku call i contact center:

  • Oprogramowanie do call center – In-house
  • System call center – hostowane
  • Oprogramowanie do call center – oparte na chmurze
  • System call center – oparte na przeglądarce
  • Systemy call center (oparte o ruch telefoniczny)
  • Systemy contact center (oparte o wielokanałowy model komunikacji)

A dla Ciebie, który system to najlepsze oprogramowanie call center? Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto poznać funkcje call center.

Funkcje oprogramowania do call center

Jednocześnie powinieneś stworzyć listę niezbędnych funkcji oprogramowania do call center. Nie sugeruj się tylko, jakie funkcjonalności są potrzebne do obecnego procesu obsługi. Weź pod uwagę możliwości rozwoju firmy i wybierz rozwiązanie, które w przyszłości będzie można poszerzyć o nowe możliwości obsługi. Poznaj funkcje systemu Systell Contact Center.

Typowe funkcje oprogramowania dla Call Center

Oprogramowanie call center to nie tylko odbieranie połączeń przychodzących i połączenia wychodzące. Do funkcji systemu zaliczamy między innymi:

  • Automatyczny dystrybutor połączeń (ACD)
  • Interaktywna odpowiedź głosowa (IVR)
  • Nagrywanie rozmów
  • Monitorowanie połączeń
  • Predictive Dialer
  • Chat
  • Raportowanie w czasie rzeczywistym
  • Portal klienta

Przy wyborze call center czy contact center warto też zastanowić się, jaki zakres możliwości system oferuje w ramach danej funkcjonalności. Zaawansowane funkcje wydatnie zwiększają potencjał zespołu, zarówno w aspekcie zarządzania call center, jak pracy konsultantów.

Przykładem mogą być elastyczne raporty Power BI, które obejmują swoim zakresem wiele poziomów danych. Takie rozszerzone funkcje raportowania, zakładające możliwość importu danych i dostarczające łatwo konfigurowalne raporty są niezwykle cenionym rozwiązaniem zwłaszcza wśród dużych firm lub firm o skomplikowanej strukturze. Dzięki opcji raportów PowerBI, firma może mierzyć nie tylko te wskaźniki call center, które zwykle znajdują się w standardzie raportowania, w oprogramowaniu call center, ale może również wyznaczać własne obszary pomiaru.

Inne poszerzone funkcje to np. nieograniczone nagrywanie rozmów, inteligentne funkcje routingu, routing wielokanałowy, zaawansowane funkcje głosowe, itp.

Rozwiązania call center cloud saas

Integracja call center z innymi narzędziami biznesowymi

Przedsiębiorstwa wykorzystują różne oprogramowania i narzędzia jak CRM, czat, systemy księgowe, platformy e-commerce, platformy społecznościowe czy automatyzacje marketingowe. Ważne, by wybrany system contact center integrował się z innymi narzędziami biznesowymi, które biorą udział w procesie. Coraz większe znaczenie dla efektywności i szybkości obsługi ma automatyzacja procesów i zadań. Wybieraj oprogramowanie contact center, które może zautomatyzować powtarzalne zadania. To pozwoli oszczędzić czas pracy zespołu i przyspieszy zwrot z inwestycji w oprogramowanie. Zautomatyzowane rozwiązanie ma też tę ogromną przewagę nad manualnymi systemami, że pomaga w szybki sposób osiągnąć wysoki poziom satysfakcji klientów.

Oprogramowanie do call center z łatwym dostępem dla użytkowników

Wraz z pojawieniem się systemu do obsługi call center w postaci aplikacji mobilnych pracownicy uzyskali dostęp do kompleksowych funkcji centrum telefonicznego z dowolnego miejsca w Internecie. Za pomocą laptopa, zestawu słuchawkowego i Internetu konsultanci mogą wykonywać i odbierać połączenia z poziomu przeglądarki. Natomiast managerowie korzystają z najistotniejszych dla nich funkcji systemu, czyli z dostępu do raportów w czasie rzeczywistym. W ten sposób powstaje wirtualne centrum telefoniczne, które umożliwia komfortową obsługę połączeń przychodzących oraz połączeń wychodzących, realizację połączeń konferencyjnych, czy komunikowanie się z klientami z poziomu mediów społecznościowych. Wszystko za sprawą pulpitu nawigacyjnego online.

OPINIE KLIENTÓW O SYSTELL

Skalowalny system call center

Ważne jest (szczególnie dla firm posiadających ofertę sezonową lub dla contact center pracującego na zlecenie), by program do call center był skalowalny, czyli dostosowany do naszych aktualnych potrzeb. Warto mieć też na uwadze globalną skalowalność rozwiązania. Dlatego przed wyborem upewnij się, że rozwija się ono z Twoimi potrzebami, na przykład:

  • Dodawanie i usuwanie konsultantów w ciągu kilku sekund,
  • Model miesięcznego obciążania kosztami za licencje,
  • Wolumen połączeń podczas szczytu sezonowego,
  • Liczba jednoczesnych połączeń,
  • Potrzeba dedykowanego personelu IT do wsparcia technicznego,
  • Częstotliwość pobierania nowego oprogramowania,
  • Koszt aktualizacji.

Łatwość obsługi programu call center

Bardzo często zapominamy, jak ważna w pracy jest łatwość obsługi oprogramowania dla call center. Przetestuj aplikacje wśród agentów i sprawdź, jak szybko przyswajają sobie proces obsługi i czy jest on dla nich intuicyjny. Wybór prostego w użytkowaniu oprogramowania zaoszczędzi nam w przyszłości kosztownych i czasochłonnych szkoleń. Ostatnim aspektem, najważniejszym dla nabywcy, pozostaje cena. Pamiętaj, że w przypadku systemu contact center jego koszt to także utracone korzyści. Pomyśl, ile stracisz, jeśli klient się do Ciebie nie dodzwoni, jeśli pracownik nie ma narzędzi i zapomni oddzwonić do klienta? Wreszcie kiedy nie możesz zoptymalizować kosztów contact center, bo brak Ci narzędzi analitycznych i raportujących? Warto więc nie kierować się tylko ceną, by w przyszłości uzyskać większy zwrot z inwestycji.

Wybór oprogramowania to skomplikowany i długotrwały proces, w którym łatwo pominąć różne ważne aspekty. Ten artykuł odpowiada na ogólne pytanie jak wybrać oprogramowanie do call center. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej np. o czasie wdrożenia, szkoleniach z obsługi, wsparciu technicznym lub obsługi posprzedażowej – skontaktuj się z nami.

Pobierz check listę skutecznego menedżera

Przygotowaliśmy dla Ciebie check listę, pomoże Ci upewnić się, że podjęte zostaną wszystkie niezbędne kroki i rozważone wszystkie kluczowe aspekty w procesie wyboru oprogramowania call center, dopasowanego do unikalnych potrzeb i celów Twojej firmy. Koniecznie przeczytaj! 👇👇👇

4 aspekty skutecznego systemu do telemarketingu

Systemy teleinformatyczne, wspierające telemarketing są rozwijane w Polsce, od ponad 10 lat. Możemy z pełną świadomością stwierdzić, że jako Systell byliśmy jedną z pierwszych firm na polskim rynku, które rozpoczęły rozwój specjalistycznego systemu do telemarketingu. Rynek call i contact center całkiem niedawno zaczął zwracać coraz większą uwagę na jakość obsługi klienta dodzwaniającego się do firmy oraz tzw. omnichannel. Pierwsze lata rozwoju systemu do telemarketingu, były zwrócone w kierunku efektywnej optymalizacji klasycznej formy telemarketingu. Taka forma działalności call center, nadal występuje na naszym krajowym rynku. Choć może już nie w tak wielkiej skali jak jeszcze kilka lat temu. Poniżej wyszczególniliśmy podstawowe aspekty oprogramowania call center. Skorzystaj z naszego know how, które zdobyliśmy przez wieloletnie doświadczenie oraz wykorzystując coraz to szybszy postęp technologii. Przeczytaj jak korzystać z funkcjonalności systemu do telemarketingu.

Jak wybrać skuteczny system do telemarketingu?

1. Dobierz dialer do sposobu działalności

Dialer odpowiada w oprogramowaniu call center za wybieranie kolejnych połączeń telefonicznych za konsultanta. Dzięki wykorzystaniu dialerów, agent nie musi używać klawiatury telefonu i po kolei wybierać numerów kolejnych klientów. Dzieje się to automatycznie. Dzięki systemowi do telemarketingu, konsultant oszczędza czas, który może wykorzystać na rozmowy z klientami. Co więcej, istnieje kilka rodzajów dialerów. Wszystkie zostały stworzone po to, aby każda firma mogła wybrać najlepszy sposób automatycznego wywoływania połączeń, dostosowany do prowadzonej przez siebie działalności. I tak mamy do wyboru dialer progressive, power dialer oraz dialer predictive.

Progressive Dialer – jest to dialer najczęściej stosowany przy kontaktach B2B, gdzie nie jest najważniejsza ilość wykonywanych telefonów. Raczej liczą się tutaj długotrwałe relacje biznesowe nawiązywane z klientem. Zadaniem dialera progressive, w tej sytuacji jest pomoc w optymalizowaniu procesu dzwonienia. Polega to na wywoływaniu po kolei kolejnych numerów telefonu po zakończonej rozmowie z poprzednim klientem. Progressive dialer ma za zadanie zmaksymalizować efektywność biznesową przy jednoczesnym nastawieniu na relacje. Działania te realizuje system do telemarketingu.

Power Dialer – jest wykorzystywany przede wszystkim przy masowym kontakcie z klientem indywidualnym. Wykorzystuje mechanizmy zwielokrotnienia wywoływanych połączeń telefonicznych, aby jak najbardziej zmaksymalizować dodzwanialność do klientów. Jednak w tej chwili jest on wykorzystywany już coraz rzadziej, ponieważ rozwój technologii pozwolił na stworzenie bardziej zaawansowanego mechanizmu, jakim jest Predictive Dialer.

Predictive Dialer – ten typ dialera, wykorzystuje mechanizmy predykcyjnego wywoływania numerów telefonicznych. Ma on zaprogramowany mechanizm, który odczytuje między innymi takie statystyki jak długość trwania rozmowy, czy ilość zalogowanych, rozmawiających oraz wolnych konsultantów. Na podstawie odczytanych danych z systemu do telemarketingu, dialer predictive „uczy się” tego jak pracuje call center. W ten sposób wykorzystuje swoje właściwości do przewidywania ile i w którym momencie należy wywołać połączenia telefoniczne. Tak, aby jak najwięcej agentów miało zapewnioną gotową rozmowę z klientem. Jest to najbardziej efektywna forma automatycznego wywoływania połączeń telefonicznych pod postacią dialera.

2. W systemie do telemarketingu ustawisz oddzwonienie

Pewnie wielokrotnie zastanawialiście się jak dbać o to, aby w odpowiednim momencie oddzwaniać do klientów. Przecież każdy klient może zażyczyć sobie kontaktu określonego dnia o danej godzinie. Dodatkowo będą się zdarzać sytuacje, kiedy nie uda się dodzwonić do klienta, czy też włączy się poczta głosowa. Korzystając z systemu do telemarketingu wszystkie te problemy znajdują natychmiastowe rozwiązanie, którym jest funkcja oddzwonienia. W wymienionych wyżej, jak i w innych zdefiniowanych sytuacjach można jednym kliknięciem myszki ustalić kiedy ma zostać wykonane kolejne połączenie do klienta. Resztą zajmie się dialer. Urządzenie, znając swoje priorytety, będzie wiedziało w którym momencie ponownie wybrać numer danego klienta.

To Cię zainteresuje! Czytaj więcej o użyteczności systemu do telemarketingu.

3. Skrypt to nie wszystko

Jeśli mówimy „telemarketing” to na myśl od razu przychodzi nam również skrypt rozmowy. Faktem jest, że wiele firm telemarketingowych wymaga od swoich agentów, żeby rozmawiali z klientami zgodnie z przygotowanym wcześniej skryptem rozmowy. Praktycznie każde dostępne na rynku rozwiązanie call center posiada funkcję skryptera. Jednak sam skrypt to nie wszystko. Prawdziwą moc systemu do telemarketingu uzyskamy, wykorzystując różne funkcje związane ze zbieraniem danych podczas rozmowy. W tym względzie już nie wszystkie systemy potrafią zapewnić odpowiedni zakres możliwości. A te, chociażby w przypadku Systell Contact Center są niezwykle szerokie.

4. Rozmowa zakończona i co dalej?

Pytanie „co dalej” po zakończonej rozmowie powinniśmy zadawać sobie za każdym razem. Po zakończonej rozmowie, możesz użyć kluczową funkcję systemów do telemarketingu. Ta powinna być zapewniona w ramach profesjonalnego oprogramowania biznesowego. Najlepszą odpowiedzią na to pytanie jest zaawansowany proces biznesowy. Nie każde działanie telemarketingowe musi być skomplikowane w swoim procesie. Jednak dobry system call center powinien nie tylko zapewnić obsługę prostych procesów, które kończą się po pierwszej rozmowie z klientem, ale powinien również umożliwić realizację nawet bardzo skomplikowanych procesów. Co to może oznaczać? Otóż odpowiednie odpowiedzi udzielone w skrypcie mogą przykładowo wywoływać akcję przekazania klienta do innego działu obsługi, albo wysłania przygotowanej wcześniej wiadomości e-mail lub SMS. Możliwości projektowania schematów połączeń oraz wykorzystania innych kanałów komunikacji w Systell Contact Center są ogromne.

Masz pytania? Napisz do nas. Z chęcią odpowiemy na wszelkie pytania.

PROGRAM DO TELEMARKETINGU BANER BLOG

WEBINAR NA ŻYWO!    Jak podnieść jakość obsługi klienta z AI? (26.03, o 11:00)