voip Archives

Telefonia VOIP – transformacja zaczyna się od ludzi

W pełni zintegrowana, wydajna i przyjazna dla użytkowników technologia VOIP pomaga osiągać lepsze wyniki biznesowe, a tym samym poprawia efektywność całej firmy. Pierwszym elementem skutecznego wdrożenia usług telefonii internetowej jest dostosowanie rodzaju urządzeń do liczby użytkowników, ich poszczególnych kwalifikacji, zadań, zajmowanych przez nich lokalizacji i potrzeb. Przykładowo pracownicy działu handlowego będą potrzebowali innych rozwiązań niż te dla osób wykonujących swoje obowiązki w magazynie.

Znając liczbę oraz potrzeby użytkowników, poznamy skalę wdrażanej telefonii VOIP w firmie. W następnym kroku powinniśmy zdecydować, czy pracownicy będą korzystać z fizycznych zakończeń sieciowych czy z aplikacji instalowanej na komputery, smartfony i tablety. To kwestia kluczowa dla mobilności pracowników oraz ich efektywności. Pamiętajmy, że część personelu może pracować przy biurkach, ale są też osoby, których charakter pracy wiąże się z ciągłym przemieszczaniem. Warto wziąć pod uwagę sytuacje losowe, które mogą przydarzyć się z dnia na dzień.

Centrala tradycyjna czy wirtualna?

W wielu firmach stosowane są stacjonarne centrale telefoniczne. Korzystanie z nich jest możliwe poprzez telefonów połączonych przewodami. Tradycyjną linią zarządza operator telekomunikacyjny, od którego uzależniona jest jakość i koszt usług. Zdecydowanie więcej możliwości gwarantuje telefonia VOIP. Cechuje ją wcześniej wspomniana mobilność, która polega na przypisaniu numeru do użytkownika, a nie do linii telefonicznej. Jednak to nie wszystkie przewagi tego rozwiązania.

Funkcje telefonii internetowej szczególnie przydatne w biznesie

Telefonia internetowa to szereg innowacyjnych funkcjonalności, które przekładają się nie tylko na efekty pracy konsultantów, ale też ekonomię prowadzonego biznesu. Do dyspozycji mamy m.in. menu głosowe, nagrywanie rozmów, wideokonferencje, przekierowywanie i kolejkowanie połączeń. Dodatkowo, wykorzystując szczegółowe raporty, możemy przeprowadzić bardzo dokładne analizy oraz monitorować jakość przeprowadzanych rozmów. Spore możliwości oferuje konfiguracja schematu menu IVR, która pozwala na opracowanie procesów obsługi zwiększających satysfakcję klientów. Jeśli chcesz wiedzieć, jakie funkcje ma wirtualna centrala, przeczytaj także: Wirtualna centrala – 7 funkcji, które wspierają rozwój Twojej firmy

Telefonia VOIP a wymagania sprzętowe

W ostatnim kroku wdrażania VOIP w firmie należy dokonać wyboru urządzeń opartego o specyfikację fizyczną oraz techniczną. Warto wziąć pod uwagę rodzaje i ilość portów, możliwość podłączenia słuchawek, sposób montowania aparatów. Z kolei strona techniczna uzależniona jest od operatora VOIP. Istotny w ramach tej inwestycji jest sposób dostarczania usług, obsługiwane kodeki oraz rodzaj oferowanego wsparcia w kontekście mechanizmów poprawiających jakość i bezpieczeństwo użytkowania telefonii internetowej. Odpowiednia selekcja, obserwacja i wyciąganie wniosków z przeprowadzonych testów pozwoli na pomyślne wdrożenie telefonii internetowej. Podejście z głową do tej innowacji w krótkim czasie, z pewnością przyniesie oczekiwane rezultaty dla przedsiębiorstwa.

Zobacz też:

Kluczowym wyzwaniem dla firm jest zapewnienie sprawnej komunikacji pomiędzy pracownikami i klientami. Która technologia centralowa jest w stanie to zapewnić?

Wyzwania współczesnego biznesu w obszarze komunikacji

Obecne przepisy dają możliwość założenia firmy nawet bez wychodzenia z domu. Jednak samo jej prowadzenie wiąże się z wieloma wyzwaniami. Pandemia koronawirusa w dużym stopniu podniosła poprzeczkę i stworzyła nowe bariery, z którymi dziś zmagają się przedsiębiorcy. Szczególną trudnością w takich warunkach jest zapewnienie bezproblemowej komunikacji. Jej wewnętrzna, jak i zewnętrzna warstwa musi funkcjonować należycie.

Nie ułatwia tego często występująca złożoność struktury oraz praca w systemie rozproszonym. Skuteczna komunikacja w biznesie musi opierać się na sprawnie funkcjonujących wirtualnych technologiach. Na rynku dostępne jest wiele tego typu rozwiązań, co nie ułatwia wyboru. Ostateczną decyzję warto podjąć po zapoznaniu się z możliwościami nowoczesnych systemów telekomunikacyjnych. Właściwie dobrana i dopasowana do indywidualnych potrzeb sieć firmowa usprawni komunikację na wszystkich frontach działalności.

Jakie są potrzeby firm w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej?

Rozwój systemów telefonii pokazuje jak bardzo zmieniły się zasady rządzące komunikacją zbiorową. Większość z nas pamięta jeszcze aparaty telefoniczne stojące na biurku połączone przewodami do gniazdek sieciowych. W obecnych warunkach centrala analogowa przestała być wydajna. Dostęp do identyfikacji numeru, poczty głosowej, blokady połączeń czy przekierowań to kropla w morzu potrzeb współczesnych organizacji.

W zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oczekuje się dodatkowych funkcjonalności. Wśród nich najczęściej wymienia się możliwość odbierania wielu połączeń jednocześnie, ich kolejkowanie czy tworzenie automatycznej obsługi klienta. Współczesny biznes oczekuje dużej wydajności występującej w parze z wysokim poziomem zabezpieczeń przy jak najniższych kosztach. Odpowiedzią na te potrzeby są nowoczesne wirtualne centrale telefoniczne.

To za ich sprawą coraz więcej przedsiębiorstw usprawnia swoją wewnętrzną komunikację, jak i tę prowadzoną z klientami czy partnerami biznesowymi. Wygodne i coraz bardziej niezawodne systemy telekomunikacyjne zajmują coraz ważniejszą pozycję w codziennym życiu współczesnych firm.

Systemy telefonii wczoraj a dziś – tradycyjna centrala czy VOIP?

Centrale telefoniczne można podzielić na dwie grupy – analogową oraz wirtualną. Pierwsza z nich to wszystkim dobrze znana linia, w której połączenia odbywają się fizycznie za pomocą kabli i telefonów. Zarządza nią operator telekomunikacji, od którego uzależniona jest jej jakość oraz koszty usługi. Należy też pamiętać o koszcie zakupu sprzętu, jak i jego późniejszego serwisowania. Centrala analogowa posiada dostęp do podstawowych funkcji. Z kolei zaawansowane nie zawsze są możliwe lub wymagają sporych inwestycji. Więcej możliwości oferuje wirtualna centrala telefoniczna.

W tym przypadku połączenia odbywają się za pomocą Internetu. VOIP cechuje przede wszystkim duża mobilność, gdyż numer jest przypisany do konta użytkownika, a nie do linii telefonicznej. Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest bardziej ekonomicznym wariantem od swojego tradycyjnego odpowiednika. Jej założenie nie łączy się z wysokimi kosztami.

Wymagana jest instalacja aplikacji, która obsłuży smartfony, komputery czy tablety. Telefonia internetowa zawiera wiele innowacyjnych funkcjonalności przydatnych w prowadzeniu contact center. Pozwala na przekierowywanie połączeń do wolnych konsultantów. Możliwa jest też konfiguracja schematu IVR oraz odbywanie wideokonferencji czy nagrywanie rozmów np. w celu kontrolowania ich przebiegu.

Postaw na rozwój z wirtualną centralą telefoniczną!

Który rodzaj systemu telekomunikacyjnego wybrać? Coraz rzadziej wybór pada na centralę analogową. Technologia VOIP ma zdecydowanie więcej zalet. To mniejsze koszty, dodatkowe funkcje i zabezpieczenia, a przede wszystkim daje możliwość pracy zdalnej. W firmie, niezależnie od branży, ważne jest, aby wykonywać połączenia sprawnie. Zwiększona elastyczność, którą gwarantuje VOIP ułatwi pracę niejednej osobie oraz usprawni kontakt z klientami.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotny jest minimalny stopień sformalizowania umowy, którą można wypowiedzieć w każdej chwili. We współczesnym biznesie bardziej cenione są centrale wirtualne, które w przeszłości były zarezerwowane tylko dla dużych korporacji. Aktualnie koszty tego typu rozwiązań są na tak niskim poziomie, że stały się osiągalne nawet dla mikroprzedsiębiorstw. Tym samym w łatwy sposób można podnieść prestiż swojej firmy i niezawodność obsługi klienta.

Tag: voip

Wdrożenie nowoczesnej telefonii VOIP w firmie – o czym warto wiedzieć?